Duurzaam en circulair inkopen begint niet met meer eisen, maar met het stellen van andere vragen

Wie echt duurzaam en circulair wil inkopen, moet durven loskomen van een gewoonte die in veel aanbestedingen nog steeds dominant is: het stellen van eisen. Op papier lijkt dat logisch. Wie ambitie heeft op duurzaamheid, vertaalt die ambitie in voorwaarden waar marktpartijen aan moeten voldoen. Maar in de praktijk zie ik dat deze aanpak steeds vaker zijn doel voorbijschiet.

Binnen inkopen en aanbesteden liggen namelijk wel degelijk kansen om innovatie en ambitie aan te jagen en zo dichter bij de organisatiedoelstellingen te komen. Sterker nog, ik ben ervan overtuigd dat inkoop daarin een veel grotere strategische rol kan spelen dan vaak wordt gedacht. De sleutel ligt wat mij betreft in één fundamentele verandering: niet langer alleen voorschrijven wat leveranciers moeten doen, maar helder formuleren waarom je iets wilt bereiken en welk resultaat je samen nastreeft.

Op dit moment zie ik nog steeds een groei aan duurzaamheidseisen ontstaan. Inschrijvers worden geconfronteerd met lange lijsten van voorwaarden, keurmerken, normen en bewijslasten. Daardoor zien zij steeds vaker door de bomen het bos niet meer. Het gevolg laat zich raden: de drempel om in te schrijven wordt hoger, de administratieve last neemt toe en het aantal inschrijvingen loopt terug. Dat is zonde, want je sluit mogelijk partijen uit die wel vernieuwend zijn, maar niet per se het beste zijn in het afvinken van complexe eisenlijsten.

Daar komt nog iets bij: de eisen die aan de voorkant worden gesteld, krijgen in de uitvoeringsfase lang niet altijd de aandacht die ze verdienen. Als contractmanagement onvoldoende is ingericht op het monitoren van duurzaamheidsafspraken, blijft een belangrijk deel van de ambitie steken in de aanbestedingsstukken. Dan voelt duurzaamheid vooral als iets dat je vooraf moet opschrijven, in plaats van iets waar je als opdrachtgever tijdens de samenwerking daadwerkelijk op stuurt.

Mijn ervaring is dat het ook anders kan en eerlijk gezegd beter werkt. Wanneer je als opdrachtgever begint bij je eigen doelstellingen en ambities, en die open en helder deelt met de markt, verandert het gesprek fundamenteel. Dan gaat het niet meer uitsluitend over voldoen aan eisen, maar over bijdragen aan een opgave. Je nodigt marktpartijen uit om mee te denken, om hun expertise in te brengen en om met oplossingen te komen die misschien anders zijn dan vooraf bedacht, maar wel effectief zijn.

Precies daar ontstaat ruimte voor innovatie. En precies daar krijgt circulair en duurzaam inkopen meer betekenis.

Want uiteindelijk zoek je niet simpelweg een leverancier die compliant is, maar een partner die past bij de kwaliteit en de ambitie die je als organisatie wilt realiseren. Een partij die bereid is te investeren in duurzaam partnerschap. Een partij die niet alleen aan de regels voldoet, maar die samen met jou verantwoordelijkheid wil nemen voor het resultaat dat je nastreeft.

Dat vraagt overigens ook iets van opdrachtgeverschap. Het vraagt lef om niet alles dicht te regelen. Het vraagt vertrouwen om de markt serieus te nemen als kennispartner. En het vraagt discipline om de ambities die je aan de voorkant benoemt, in de contractfase ook echt te blijven volgen. Als dat lukt, dan wordt inkoop niet langer een sluitstuk van beleid. Dan wordt het een aanjager voor verandering.

Ik geloof er in dat er binnen inkopen en aanbesteden veel meer mogelijk is dan we soms denken. Maar dit ontstaat alleen als we bereid zijn om het anders te doen. Minder sturen op papier, meer sturen op bedoeling. Minder eisen om af te vinken, meer ruimte voor partijen die willen bijdragen aan echte impact.

Daarom begint duurzaam en circulair inkopen niet bij harder vragen, maar bij slimmer vragen! Wil je weten hoe je dat precies doet? Of ben je benieuwd hoe circulair en duurzaam inkopen met deze werkwijze meer betekenis krijgt? Ik ga graag met je in gesprek.  

Esther Pontjodikromo.