Fredo Schotanus over de evaluatie van de EU Commissie: “Ik raad een eenvoudigere manier van aanbesteden aan”

De hervorming van de Europese aanbestedingsrichtlijnen heeft maar gedeeltelijk het gewenste effect. Dat blijkt uit de evaluatie die de Europese Commissie onlangs heeft gepubliceerd. Prof. dr. ir. Fredo Schotanus deelde zelf al een samenvatting van de uitkomsten. Wij spraken hem over zijn visie en ideeën.

Schotanus is hoogleraar publieke inkoop aan de Universiteit Utrecht en principal consultant bij Significant Synergy. Aan de universiteit voert hij onderzoek uit en doceert hij over inkoop in de publieke sector. Daarnaast is hij onder meer mede-oprichter van het Centre for Public Procurement (UUCePP) en is hij lid van het Team van Deskundigen van Nevi.  

Uit de evaluatie blijkt dat aanbestedingen complex en inflexibel zijn. Welke verbeteringen voorzie je?

“Uit onder andere de evaluatie lijkt te volgen dat het advies is om de wet eenvoudiger te maken. Ik zie dat anders. De wet hoeft van mij niet eenvoudiger, maar de manier waarop wel. Daarin staan de doelstellingen centraal, in plaats van het eisenpakket. Ik zie nu vaak gebeuren dat aanbestedende diensten de eisen centraal stellen in combinatie met een plan van aanpak. Als je doelgerichter te werk gaat, dan heb je een kleiner programma van eisen nodig. Je belemmert de markt in dat geval minder met je eisen.  

Ook kan het gunningsmodel eenvoudiger en effectiever worden. Overigens kan dit al met de huidige wet. De nieuwe wet kan eenvoudiger inkopen wel meer stimuleren. Bijvoorbeeld door niet meer mkb-vriendelijk inkopen te stimuleren, maar toegankelijk inkopen. Dat draagt vervolgens wel bij aan mkb-vriendelijk inkopen.”

Hoe kan dat eruitzien?  

“Neem bijvoorbeeld een aanbesteding voor de verduurzaming van woningen. In bestaande bouw kun je te maken krijgen met vleermuizen, dus er kan niet zomaar isolatiemateriaal geplaatst worden. Daarbij kan je aan de markt aangeven: kom maar met een oplossing. Hoe kom je erachter dat er vleermuizen zitten en hoe speel je daar vervolgens op in? Zo kunnen leveranciers zelf aangeven hoe ze te werk gaan zonder dat je intern eerst een uitgebreid eisenpakket moet opstellen. In dit geval stel je het doel, namelijk isolatie zonder dat dit ten koste gaat van vleermuizen, voorop.”  

Zijn er nog andere manieren om aanbestedingen te verbeteren?

“Meer dialoog tussen markt en overheid zou aanbestedingen ook ten goede kunnen komen. Je kunt de aanbestedingswetgeving heel veilig interpreteren en alle dialoog schriftelijk houden. Of juist de mogelijkheden erbinnen opzoeken. Ik zie dat veel aanbestedende diensten geen mondelinge interactie hebben met hun potentiële leveranciers. Dat is een heel veilige manier van inkopen. Maar mijns inziens heb je met goed inkopen juist wél contact met elkaar.”

Op welke momenten in het proces onderhoud je het contact met de leveranciers?

“Dat kan bijvoorbeeld via marktconsultaties. Die worden niet altijd gedaan, of niet effectief uitgevoerd. Aanbestedende diensten mailen nog geregeld een waslijst met generieke vragen naar de leveranciers. Bijvoorbeeld over beschrijvingen van de markt of ontwikkelingen. Maar je kunt ook specifieke gesprekken voeren over waar je mee worstelt. Aan de partijen vragen: ‘Dit willen we graag bereiken en we hebben de volgende twee opties om dit voor elkaar te krijgen. Als jullie in onze schoenen zouden staan, wat zouden jullie dan doen en waarom?’ Met zulke gesprekken krijg je een veel beter beeld van wat je kunt doen met je aanbesteding.  

Daarnaast kun je na een eerste schriftelijke vragenronde tijdens een aanbesteding ook een mondelinge individuele ronde doen met elke geïnteresseerde leverancier, mits het aantal geïnteresseerde leveranciers behapbaar is. Dat geeft de ruimte aan leveranciers om de overgebleven pijnpunten na de eerste schriftelijke vragenronde verder toe te lichten.  

Je kunt ook sparren met leveranciers over mogelijke oplossingen. Als wij met leveranciers rond de tafel zitten, geven we aan dat wat er gezegd wordt niet leidend is. Wat we er later schriftelijk over delen, is daarentegen wél leidend. Uiteraard delen we het ook met alle leveranciers als we zelf iets vertellen wat ook relevant kan zijn voor de andere leveranciers. Zo borgen we compliance zo goed mogelijk.”  

In je bericht stelde je ook dat de toenemende complexiteit vraagt om beter opgeleide inkopers. Zouden inkopers standaard een opleiding moeten volgen?

“Internationaal is de kennis over aanbestedingen nog niet op niveau. De sector is groot; in Europa zijn er zo’n 250 duizend aanbestedende diensten. In Nederland verschilt het niveau van professionalisering ook per organisatie.  

Onderwijs kan helpen om de kennis van een inkoper te vergroten. Als hoogleraar ben ik natuurlijk altijd voor goed onderwijs. Maar de manier waarop iemand leert, verschilt van persoon tot persoon. De een heeft een boek of een podcast nodig, de ander leert van zijn collega’s of van een AI. Ook de kennisbehoefte verschilt. Wie zich wil bijscholen, moet daar goed naar kijken.”