In een recente aanbesteding is een leverancier afgewezen omdat hij een formulier had ingediend waar niet netjes een kruisje was ingevuld bij het juiste vakje maar waarbij ongeveer op die plek 'grote vierkante ruiten' zichtbaar waren. De leverancier tekent bezwaar aan tegen deze uitsluiting omdat er waarschijnlijk iets mis is gegaan met printen en/of omzetten van het bestandsformaat ('een ongelukkige, onbedoelde en onverklaarbare digitale uitvergroting van de gegeven antwoorden') maar de rechter gaat mee in de uitsluiting.
door Joost Lucassen
Het formulier mag van de rechter ook niet opnieuw worden aangeleverd want er is volgens hem in dit geval geen sprake van 'een klaarblijkelijke eenvoudige precisering of het rechtzetten van een kennelijke materiële fout'. En dat is onbegrijpelijk want iedereen in aanbestedingsland weet dat het mis kan gaan met uitprinten (om dan iets met de hand te ondertekenen), omzettingen van PDF naar Word of andersom, gedoe met een XML en het regelen van de juiste handtekeningen op de juiste documenten. En dat je dan misschien de eindversie van een standaard documentje net niet helemaal goed controleert op een moment als je net druk bent om alle offertedocumenten netjes tijdig in te leveren. Een moment waarop je naast dat standaardformulier (de UEA waar het hier om ging) ook nog een veel belangrijker plan van aanpak van 30 kantjes moest inleveren waar je een week aan gewerkt hebt. Dat de gezette vinkjes uiteindelijk ‘grote vierkante ruiten’ zijn geworden lijkt daarmee dus wel degelijk een 'materiële fout'.
Daarnaast is belangrijk dat met dit formulier verklaard wordt dan je een leverancier bent die z'n belasting netjes heeft betaald, geen fraude heeft gepleegd, dat soort dingen. Dat je dus een 'nette leverancier' bent. En grote kans dat de leverancier waar het nu over gaat wel degelijk zo'n 'nette leverancier' is. Hij voldeed namelijk naar zijn eigen mening aan de eisen want anders had hij überhaupt niet ingeschreven, inclusief dat formulier. Hij heeft alleen een formulier aangeleverd waarop door opmaakgedoe het kruisje niet helemaal goed staat. De grondgedachte dat er sprake is van een ‘nette leverancier’ wordt dus zeer waarschijnlijk gewoon ingevuld. En dat had de rechter ook best mogen meewegen.
Dit is daarmee weer een goed voorbeeld van onnodig moeilijk doen over futiliteiten en het onnodig verspillen van tijd en geld in aanbestedingslang. Wat mij betreft ook door de inkopende organisatie, die had gewoon even een nieuw, wel juist ingevuld formuliertje moeten opvragen of het eerdere formulier gewoon moeten goedkeuren (en eventueel later even een nieuwe opvragen als deze leverancier de aanbesteding zou hebben gewonnen).
