'Tijd dat leveranciers op óns afkwamen is voorbij'

Rikkert Wulffraat is teamleider inkoop bij de NOS. Hij loodst de publieke omroep NOS met zijn vier man sterke inkoopteam door een turbulente tijd. Met het Beter Aanbesteden-programma en de opzet van contractmanagement.

De NOS is een taakomroep binnen het Nederlandse publieke omroepbestel. Vanaf 2027 gaan geplande bezuini­gingen van 160 miljoen euro in plus een hervorming van de publieke om­roep. Rikkert Wulffraat is sinds 2008 Teamleider Inkoop van de organisa­tie die in 1969 werd opgericht als Nederlandse Omroep Stichting. De NOS, gevestigd op het Hilversumse Media Park, heeft een wettelijke verantwoordelijkheid voor een aantal radio-, televisie-, teletekst- en internettaken.

Te vaak geknipten geplakt

Alles wat bij de NOS wordt ingekocht, loopt via het vierkoppige inkoopteam van Wulffraat. Ongeveer de helft daarvan loopt via (Europese)aanbestedingen. In het afgelopen jaar vonden zeven­tien aanbestedingen plaats. Waar mogelijk wordt samen inge­kocht met andere publieke omroepen, waarbij de NOS dan vaak penvoerder is. “Vanaf 2012 zijn we alle aanbestedingen zelf gaan doen, na 2013 is er geen aanbesteding meer extern belegd”, zegt Wulffraat. “Er werd door externe partijen te vaak en te veel ge­knipt en geplakt. Toen ik ooit een pakketverzekeringen moest aanbesteden, heb ik drie tenders van TenderNed gehaald. Twee van de drie hadden dezelfde foto op de cover, en inhoudelijk wa­ren ze alle drie vrijwel identiek. Alle drie waren ze gedaan door dezelfde tussenpartij. Dat wilden we anders doen.”

Veranderend leveranciersveld

De grootste inkoopcategorie is ‘leveringen en diensten’. Wulf­fraat: “We kopen alles in wat een normale organisatie ook nodig heeft: IT, beveiliging, energie, gebouwtechniek, koffie, schoon­maak, enzovoort. Daarnaast alles wat we nodig hebben om onze uitingen te maken. Of het nu voor het Journaal, de Tour de Fran­ce, de Olympische Spelen of de Rotterdam Marathon is. Dan kan het gaan om cameraploegen en -faciliteiten, televisiestudio’s, licht en geluid, decors, satellietverbindingen en straalzenders.” De grote inkoopuitdaging voor Wulffraat en zijn team is het ver­anderend leveranciersveld.

Vliegen op de stroop

“De tijd dat leveranciers op onze aanbestedingen afkwamen als vliegen op stroop, is voorbij. Dus de uitdaging nu is te zorgen dat je leveranciers naar je toe trekt. Volgens de uitgangspunten van het Beter Aanbesteden-programma van PIANOo (2021-2024) hebben we de afgelopen twee jaar ons aanbestedingsproces aan­gepast en begrijpelijker, toegankelijker en simpeler gemaakt. Met minder bewijslast, juridische teksten en dikke documenten waar inschrijvers bijna niet doorheen komen.” Dat werpt nu zijn vruch­ten af, zegt Wulffraat.

Verjonging

“In het afgelopen jaar hebben we het onder andere voor koffie gedaan. De nieuwe werkwijze leverde van de twaalf geïnteres­seerden vijf inschrijvingen op. De vorige koffie-aanbesteding hadden we maar vier geïnteresseerden en uiteindelijk twee in­schrijvingen. Ook bij andere aanbestedingen zagen we een ver­schuiving in het aantal inschrijvers: bij ICT gingen we van vijf naar acht en bij Camerafaciliteiten van acht naar 21.” De ge­dachte erachter is dat je het concurrentieveld levend houdt en dat er verjonging in het aanbod van leveranciers komt, zegt Wulffraat.

Door het vuur gaan

Hij vervolgt: “Het is winst als leveranciers meedoen die nog niet eerder op een aanbesteding hebben ingeschreven. Bij onze re­cente ICT-aanbesteding deed Coolblue mee en dat was hun eer­ste aanbesteding. Nu is dat een van de contractanten geworden die IT-spullen voor de publieke omroepen levert. Dat is gelukt omdat we het makkelijker hebben gemaakt. Zo krijgen ook kleine­re partijen, die geen tenderdesk of bidmanagers hebben, de kans om mee te doen. ”Volgens Wulffraat kunnen grote partijen soms laks zijn. “Regelmatig moeten wij grote partijen terzijde schuiven omdat ze niet goed lezen wat we vragen, en een kopie van hun laatste inschrijving insturen. Ik wil een leverancier die met hart en ziel zijn werk goed kan doen, die bij ons als omroep past en voor ons door het vuur wil gaan.”

Transitie naar contractmanagement

De transitie waarin de inkoop van de NOS zich nu bevindt, is die naar contractmanagement. Wulffraat: “We hebben sinds kort een ERP-systeem waar we alle contracten en facturen in onderbrengen. Zodat we kunnen zien wat er met de contracten gebeurt en daar met de inkoop op in kunnen spelen. Op deze manier krijgen we een scherp beeld van hoe de contracten uit genut wor­den en zijn we minder tijd kwijt met het verzamelen van data. Dan kun je met een druk op de knop zien water is verbruikt aan energiekosten, ICT of kan­toorartikelen. Daar zitten we nu middenin en dat gaat ons echt enorm helpen.”

Slim systeem

Nu zit Wulffraat regelmatig met controllers om ta­fel om de spend list door te nemen. Dan moet je zó scherp zijn om afwijkingen op te merken. Vervol­gens moet je dat dossier openen en de facturen eruithalen om te beoordelen of het verklaarbaar is of niet. En meestal is het wel verklaarbaar, maar dat handwerk kost ontzettend veel tijd en moeite. Met het gebruik van een slim systeem wordt dat veel gemakkelijker.”

“Ik wil een partij die met hart en ziel haar werk doet en die voor ons door het vuur wil gaan"

Niet met formuliertjes

Het team van Wulffraat is klein en gaat dwars door de hele organisatie heen. “We praten met iedereen, denken mee met de interneopdrachtgevers en we werken niet met formuliertjes. Een collega van mij heeft onlangs het nieuwe decor voor het achtuurjournaal aanbesteed, dat later dit jaar te zien zal zijn. Zo worden we steeds weer verrast. Neem bij­voorbeeld het Eurovisie Songfestival in Rotterdam. Dat hebben we ook helemaal Europees aanbesteed. Die afwisseling maakt het elke dag weer spannend en leuk.”