Innovatief inkopen met de mededingingsprocedure

In 2022 is slechts 1,9% van de op Tenderned gepubliceerde aanbestedingen gedaan via een innovatieve procedure. Zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling of de concurrentiegerichte dialoog. Maar dat zijn juist de procedures die een oplossing bieden voor een uitdaging vanuit de business: We weten precies wat we willen, maar door die aanbesteding krijg je dat altijd net niet.

In dit artikel zoom ik specifiek in op de mededingingsprocedure met onderhandeling. Een innovatieve procedure die in 2022 voor slechts 1,2% van de totale aanbestedingen gekozen is. De mededingingsprocedure is volgens de aanbestedingswet alleen in bijzondere situaties toegestaan (artikel 2.28). Bijzondere situaties zijn o.a. wanneer het een ontwerp- innovatieve oplossing betreft of wanneer de technische specificaties niet vooraf goed kunnen worden vastgesteld.

Naast de wettelijke kaders is het vooral interessant wanneer deze procedure echt iets toevoegt in het aanbestedingstraject. De twee voornaamste redenen waarom de mededingingsprocedure ingezet wordt, zijn:

1. De aanbestedende dienst heeft zelf te weinig (technische) kennis over het onderwerp en wil de kennis uit de markt halen via functionele specificaties;
2. De aanbestedende dienst heeft een beeld van wat hij wil, maar wil graag innovatie uit de markt halen waarin ruimte is voor de leverancier om eigen invulling te geven aan het gevraagde.

Uiteindelijk zal het gebruik van deze procedure leiden tot een inschrijving die beter aansluit op de behoefte van de aanbestedende dienst dan wanneer deze via een andere aanbestedingsprocedure was verlopen. Daarnaast kan de dienstverlening sneller opgestart worden, omdat alle onduidelijkheden al weggenomen zijn voordat de gunning plaatsvindt.

Persoonlijk vind ik de onderhandelingen (verduidelijkingen) een interessant onderdeel van deze procedure. Tijdens deze onderhandelingsrondes zit je met de leverancier om tafel om te spreken over zijn inschrijving. Dit is het moment waar je zelf het verschil kunt maken en de inschrijving van de leverancier tot een hoger niveau kunt tillen. Echter zijn de onderhandelingsrondes niet handjeklappen en onderbieden tot je op een gemiddelde prijs met elkaar komt.

Je kunt als aanbestedende dienst wel vragen stellen over de prijs van de leverancier en hoe die tot stand is gekomen. Dit doe je bijvoorbeeld als je betwijfeld of de prijs realistisch is, zodat de leverancier in zijn volgende inschrijving rekening kan houden met die twijfel. Let wel op! Refereer nooit naar een andere inschrijving. Dat brengt het basisprincipe gelijke behandeling in het geding.

Het doel tijdens deze rondes is het horen van de innovatieve oplossing van de leverancier, toetsen hoe dat inspeelt op de behoefte van de aanbestedende dienst en het kritisch bevragen van de leverancier over haar inschrijving. Een aanduiding die beter passend is, is dan ook ‘de verduidelijkingsronde’.

Hoe haal je het meeste uit deze procedure?

Ga vooral open het gesprek in, pak de ruimte binnen de procedure als kans om fantastische oplossingen te krijgen van de leveranciers, zorg dat je in de gesprekken kritisch bent, doorvraagt, maar niet oordeelt. Stel vragen waarmee de leverancier verder kan en waardoor hij zijn inschrijving kan verbeteren. En bovenal, zorg er samen voor dat de leverancier tot de beste inschrijving kan komen!