7 groene hefbomen voor kosten en prestaties

Duurzaamheid kost geld en veel inkopers maken er daarom vaak geen werk van. Toch kunnen groener inkopen en kostenbesparingen hand in hand gaan. Waar het om draait zijn zeven groene hefbomen, zo blijkt uit internationaal onderzoek van Vincent Delke, Holger Schiele en Klaas Stek.

Milieudoelstellingen worden vaak gezien als iets dat van buitenaf wordt opgelegd, terwijl de besparingsdoelstellingen ongewijzigd blijven. Voor veel inkoopprofessionals is duurzaamheid daarom een extra beperking: meer eisen, meer documentatie, meer compromissen, hogere kosten en uiteindelijk meer complexiteit. Onder de streep is duidelijk: duurzaamheid kost geld. Maar is dat wel altijd zo?

Hand in hand

Het milieu ten goede komen en kosten besparen kan hand in handgaan. De impact op het milieu en de extra kosten hebben echter vaak dezelfde oorzaken. Ons onderzoek (zie kader) is gericht op oorzaken die zowel kostenbesparend zijn als duurzaamheidswinst opleveren. We hebben die green levers genoemd, ofwel het groene hefboomeffect. Green levers helpen inkoopprofessionals om concrete acties intern te rechtvaardigen, besluitvorming te versnellen en verantwoording af te leggen aan zowel financiële stakeholders als duurzaamheidsstakeholders.

Strikte logica

Het principe achter green levers volgt een bewust pragmatische regel: een hefboom wordt alleen toegepast als deze zowel de milieuprestaties verbetert als economische besparingen oplevert. Als een maatregel niet aan beide criteria voldoet, wordt die niet doorgevoerd. Deze strikte logica maakt green levers bijzonder aantrekkelijk voor inkoopprofessionals die verantwoordelijk blijven voor de financiële resultaten en tegelijk worden gevraagd om bij te dragen aan duurzaamheidsdoelstellingen. In het algemeen hebben lever-analyses een centrale positie in inkoop en met name categoriemanagement. Categoriestrategieën alleen leveren zelden concrete besparingen op. Ze bepalende richting en intentie, maar blijven vaak abstract tenzij ze worden omgezet in actie door middel van levers. Lever-analyses vormen de ontbrekende schakel tussen beleid en uitvoering: ze bevinden zich tussen het formuleren van categoriestrategieën en het uitvoeren van concrete sourcing-initiatieven. Hierdoor worden strategische prioriteiten omgezet in verantwoordelijke, controleerbare en uitvoerbare projecten.

“Het hefboomuitvoeringsplan is een roadmap voor inkoop”

Roadmap voor inkoop

In de praktijk bieden lever-analyses een directe link naar projectmanagement en operationele uitvoering. Elke lever kan worden vertaald in sourcing-project(en) met een gedefinieerde scope, tijdlijn en – cruciaal– een gekwantificeerde besparingsdoelstelling. Het besparingspotentieel van alle lever- of hefboomprojecten is gelijk aan de totale besparingsdoelstelling van een inkoopafdeling gedurende het jaar. Het hefboomuitvoeringsplan is dus de roadmap voor inkoop: het definieert wat ze daadwerkelijk doet, project voor project, om haar doelstellingen te bereiken. Dit verklaart waarom elke lever gekoppeld moet zijn aan een numeriek besparingseffect, terwijl duurzaamheid een expliciete extra dimensie wordt en geen afzonderlijk initiatief.

Van strategie naar uitvoering

Uit een recente benchmark van best practices blijkt dat ongeveer de helft van de inkooporganisaties al gestructureerde lever-analysismodellen heeft geïntroduceerd om deze vertaling van strategie naar uitvoering te professionaliseren. Dit is een belangrijke stap in de volwassenheid van de inkoop, omdat hiermee aangetoond wordt hoe vakmanschap besparingen kan realiseren. De meeste bestaande modellen, waaronder ons seven-lever-model (zie figuur) waarmee al tientallen besparingsprojecten zijn uitgevoerd, richten zich echter voornamelijk op kosteneffecten. Ze missen een systematische integratie van de milieu-impact. Onze green levers-benadering dicht deze kloof door de bekende hefboomlogica uit te breiden met een duurzaamheidslens, zonder af te zien van de fundamentele eis van meetbare besparingen.

“Green levers-benadering breidt de bekende logica uit met een duurzaamheidslens”

7 green levers in de praktijk

De groene hefboombenadering volgt het gevestigde seven lever-model). In wezen is dit een checklist van potentiële besparingsprojecten. Elke hefboom vertegenwoordigt een afzonderlijk economisch mechanisme waarmee inkoopinvloed kan uitoefenen op kosten en prestaties. Toegepast met een groene bril op worden deze mechanismen bewust gebruikt om opties te identificeren waarbij milieuverbeteringen en kostenbesparingen samengaan. Hier bespreken we deze zeven groene hefbomen.

1. Bundeling van de vraag (volumegroepering)

Het bundelen van de vraag maakt gebruik van schaalvoordelen en lagere transactiekosten door de inkoopvolumes te concentreren, waardoor de kosten per eenheid en de verwerkingsinspanningen worden verlaagd. Vanuit een groen perspectief kunnen deze schaalvoordelen bewust worden gericht op milieuvriendelijkere leveranciers en oplossingen.

•  Groepering van ecologische leveranciers: volumes worden geconcentreerd bij leveranciers met betere milieuprestaties, wat schaalvoordelen oplevert, de logistieke complexiteit vermindert en de prijzen verlaagt, terwijl duurzaamheid wordt beloond.

• Variantvermindering: door onnodige productvarianten te verminderen, worden de inspanningen op het gebied van gereedschap, voorraad en logistiek verminderd en worden de meest emissie-intensieve varianten geëlimineerd.

2. Prijsevaluatie

Prijsevaluatie maakt gebruik van concurrentie en transparantie om efficiëntieverschillen tussen leveranciers aan het licht te brengen. Uitgebreid met duurzaamheidscriteria en levenscyclus-kosten, identificeert het aanbiedingen die zowel ecologisch als economisch superieur zijn.

•  Totale kostenberekening: wanneer energieverbruik, afval, onderhoud en verwijdering worden meegerekend, worden milieuvriendelijke oplossingen vaak goedkoper over de hele levenscyclus gezien.

• Groene veilingen (green auctions): elektronische veilingen met duurzaamheidscriteria als voorwaarde sturen de concurrentie in de richting van efficiënte oplossingen met een lagere impact, zonder af te zien van prijsdiscipline.

3. Uitbreiding van het leveranciersbestand

Door het leveranciersbestand uit te breiden, neemt de concurrentiedruk toe en zijn er meer vervangingsmogelijkheden, waardoor kopers inefficiënte of niet-duurzame leveranciers kunnen vervangen door functioneel gelijkwaardige alternatieven met lagere totale kosten en een lagere milieu-impact.

•  Vervanging van functioneel gelijkwaardige leveranciers: leveranciers met schonere processen kunnen vaak concurreren op kosten, vooral wanneer rekening wordt gehouden met regelgevings-of energierisico’s.

•  Ecologische inkoopcriteria: door een systematische duurzaamheidsbeoordeling kunnen kopers hun leveranciersbestand opnieuw in evenwicht brengenen kiezen voor partners met een lager risico en een hogere efficiëntie.

4. Productoptimalisatie

Productoptimalisatie pakt de kosten en duurzaamheid bij de bron aan door specificaties, materialen of functies te wijzigen. Aangezien de meeste kosten en milieueffecten in de ontwerpfase worden vastgelegd, hebben verbeteringen op dit gebied een onevenredig groot effect.

• Vervanging van materialen: overstappen op gerecyclede, bio-gebaseerde of minder energie-intensieve materialen vermindert de uitstoot en de volatiliteit van de materiaalkosten.

• Energiebesparing in het product: door het energieverbruik tijdens het gebruik of de productie te verminderen, worden zowel de bedrijfskosten als de uitstoot verlaagd.

5. Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie vermindert kosten en emissies door inefficiënties bij de interface tussen koper en leverancier weg te nemen, vaak zonder het product zelf te veranderen.

• Optimalisatie van de logistiek: verbeterde route-planning, consolidatie van ladingen en optimalisatie van verpakkingen verminderen de uitstoot en de logistieke kosten.

• Vermindering van verbruiksartikelen: het verminderen van onnodige verbruiksartikelen en onderhoudsmaterialen, bijvoorbeeld door middel van sensorgestuurde slijtagemeting, bespaart met weinig moeite geld en middelen.

6. Optimalisatie van leveranciersrelaties

Het optimaliseren van leveranciersrelaties werkt door middel van het afstemmen van relationele prikkels. Hierdoor zijn gezamenlijke verbeteringen mogelijk die niet haalbaar zouden zijn als de inkoper onafhankelijk te werk zou gaan.

• Duurzaamheid-KPI’s voor leveranciers: door milieudoelstellingen te integreren in prestatiebeheer komen vaak procesverbeteringen aan het licht die een directe impact hebben op de kosten.

• Delen van milieuvoordelen: het delen van voordelen uit duurzaamheidsverbeteringen, op basis van vooraf vastgestelde regels, versnelt innovatie en versterkt partnerschappen.

7. Cross-category optimalisatie

Optimalisatie voor meerdere sourcing categorieën houdt rekening met systeemwijde afwegingseffecten door te erkennen dat beslissingen in de ene categorie vaak van invloed zijn op de kosten en emissies in andere categorieën.

• Samenwerking tussen categorieën: veranderingen in één categorie kunnen besparingen in andere categorieën opleveren.

• Systeemwijde afwegingsanalyse: door verder te kijken dan categorieën worden oplossingen zichtbaar die in geïsoleerde inkoopprojecten onzichtbaar blijven.

Nieuwe invalshoek bieden

Beide voorbeelden in de kaders hebben een opvallend kenmerk gemeen: achteraf gezien lijken de oplossingen voor de hand liggend. Ze werden niet over het hoofd gezien vanwege een gebrek aan competentie, maar omdat routines en categoriegrenzen het perspectief beperkten. Green levers creëren waarde door deze routines systematisch ter discussie te stellen en een nieuwe invalshoek te bieden. In de praktijk kunnen de green levers worden gebruikt als een gestructureerde checklist om te zorgen dat geen enkele optie over het hoofd wordt gezien, of als de ruggengraat van cross-functionele workshops. Ons ervaring met het realiseren van green lever workshops is dat ze net zo goed werken, als gewone lever workshops. Op deze wijze, met de groene bril op, wordt geen complexiteit toegevoegd. Het bevordert de waardegerichte inkoop met een scherper oog voor zowel kosten als milieuprestaties.