Download de handreiking Dialoog bij Aanbesteden

“Dialoog voorkomt misstanden, leidt tot betere specificaties en betere aanbiedingen.” Dat stelt het Nationaal Groeifondsprogramma Npuls. “Voor échte samenwerking moet je het gesprek aangaan,” zegt Npuls.

Dialoog toepassen is wellicht makkelijker gezegd dan gedaan. Maar als aanbestedende dienst is compliance op dit gebied ontzettend belangrijk. Om meer dialoog bij aanbesteden te borgen, heeft Npuls een handreiking -- inclusief praktijkvoorbeelden -- opgesteld. Deze is in de eerste instantie opgesteld voor onderwijsinstellingen, maar is ook voor aanbestedende diensten buiten de sector erg bruikbaar.

Waarom zou je kiezen voor dialoog bij aanbesteden?

Dialoog bij aanbesteden is een onderwerp dat al een tijd lang wordt aangesneden vanuit verschillende hoeken. Zo heeft PIANOo meer dan 130 publicaties over dialoog gedeeld in de afgelopen jaren. En ook in de wetenschap komt het naar boven.

Hoogleraar Fredo Schotanus vertelde bijvoorbeeld eerder tegen Inkoop.Pub: “Ik zie dat veel aanbestedende diensten geen mondelinge interactie hebben met hun potentiële leveranciers. Maar mijns inziens heb je met goed inkopen juist wél contact met elkaar.”

Vanuit diezelfde overtuiging heeft Npuls de handreiking opgesteld. Hierin wordt er gekeken naar de bevordering van dialoog op verschillende momenten in het aanbestedingsproces; zowel voor, als tijdens én na de procedure.  

Wat houdt dialoog bij aanbesteden precies in?

Npuls geeft aan: “In deze handreiking verstaan we onder dialoog het schriftelijke en vooral mondelinge contact tussen de inkopende instelling en de markt dat bijdraagt aan:

• wederzijds begrip, en waardering en vertrouwen onderling,

• betere specificaties van de inkopende instelling(en),

• betere aanbiedingen van ondernemers, met als doel te komen tot een goede afstemming van vraag en aanbod, rekening houdend met de belangen van beide kanten (win-win).”

Dit kun je verwachten in de handreiking

In de handreiking vind je een overzicht van verschillende vormen van dialoog die je als inkoopprofessional kunt inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een rondetafelgesprek of workshop voorafgaand aan de aanbesteding. Of aan een bezichtiging, inlichtingenoverleg of informatiebijeenkomst tijdens de procedure. De behandelde dialoogvormen worden uitgebreid onder de loep genomen en ook de voor- en nadelen worden gedeeld.  

Maar de handreiking blijft niet enkel theoretisch. Je leest hier ook vijf interviews van professionals die de dialoog voeren. “Met hun verhalen willen we laten zien wat er zoal mogelijk is, en hoe zíj dat doen,” deelt Npuls in de inleiding. Tot slot reflecteert Ludo van Meeuwen, aanvoerder Team EdTech Npuls, op de handreiking en blikt hij vooruit op samenwerkingen met leveranciers.