Column: Een veel gemaakte fout in aanbestedingsland: het opvragen van een offerte

Een collega komt bij de inkopers langs en heeft “alvast even een offerte opgevraagd”. Dan weet je als inkoper wel: Hopelijk kun we dat nog repareren.

1️⃣ Het is immers onwenselijk als een leverancier een informatievoorsprong heeft t.o.v. andere partijen, in dit geval over wat hij te weten is gekomen uit de offerteaanvraag en eventuele gesprekken die hij daar over heeft gehad.
2️⃣ Een offerte beïnvloedt daarnaast de wensen en eisen in de uiteindelijke aanbesteding want de oplossing uit de eerdere offerte is de oplossing die je als beste kent en die als basis voor de aanbesteding zal dienen.
👉Want even in het extreme: als je een offerte krijgt voor een Nokia zul je in de aanbesteding niet zo snel om een smartphone vragen. Of als je een offerte krijgt voor een Tesla zal in de aanbesteding niet zo snel om een benzineauto worden gevraagd.

Die eerdere offerte kan zo leiden tot ongelijke concurrentie en de schijn van partijdigheid en daarmee wordt ook nog de kans op protesten van andere partijen vergroot.

✅ Een goede inkoper weet uiteraard hoe je wel informatie bij leveranciers moet ophalen:
Door een formele marktconsultatie, door vragenlijsten aan meerdere leveranciers voor te leggen of bijvoorbeeld door het publiceren van concept aanbestedingsstukken.

‘Even een offerte opvragen’ valt daarmee uiteindelijk onder een groter en bekend probleem in aanbestedingsland: het te laat betrekken van de inkopers. Stap 1 in ieder inkooptraject zou daarmee moeten zijn: loop zo vroeg mogelijk in een aanbesteding even langs bij de inkopers om af te stemmen over de aanpak.
👉En die aanpak gaat zeker niet beginnen met alvast even een offerte op te vragen.