Bij een aanbesteding gebruik je documentsjablonen die je invult op basis van de specifieke kenmerken van het betreffende inkoopvraagstuk. Een bekend voorbeeld is het sjabloon voor de aanbestedingsleidraad. Dit document kent altijd diverse bijlages zoals het programma van eisen, een beschrijving van de huidige situatie, een prijsmodel, etc. Die bijlages worden grotendeels aangeleverd door de vakafdelingen.
Bovenstaande maakt dat een inkooptraject voor een inkoper voor een groot deel inderdaad bestaat uit het samenstellen van een set met documenten die bestaat uit in te vullen sjablonen (denk ook aan de UEA) aangevuld met door anderen aan te leveren documenten. Lekker makkelijk dus.
Dat klinkt inderdaad misschien makkelijk maar voor het invullen van het sjabloon is wel gedegen kennis nodig, bijvoorbeeld van gunningsmodellen en aanbestedingsregelgeving. Ook de bijlages (zoals een programma van eisen) zullen 'aanbestedingswaardig' moeten zijn en daarop door de inkoper beoordeeld moeten worden.
En dat is in de regel helemaal niet makkelijk want iedere aanbesteding is anders, door collega's aangeleverde documenten zijn niet altijd van de juiste kwaliteit en het proces loopt vaak anders dan van te voren ingeschat.
Gelukkig bestaat het aanbestedingsvak uit veel meer zaken: het bepalen van de aanbestedingsstrategie, het doen van marktverkenningen, het beoordelen van offertes, het coördineren van het inkoopproces, etc.
Dus: Ja, een aanbesteding bestaat voor een groot deel uit een tamelijk eenvoudige invuloefening in combinatie met het collega's achter de broek aanzitten om de juiste documenten aan te leveren. Maar alleen een goede inkoper zorgt voor een soepel proces waarbij die documenten ook juridisch kloppen, inhoudelijk scherp zijn én leiden tot een goede uitkomst.
