"Het is niet meer de vraag óf we betrokken worden, maar wanneer." Dat zegt Koen Franken over de positie van zijn inkoopteam bij Bevolkingsonderzoek Nederland. Franken is manager Inkoop & Contractmanagement en werkte eerder bij TenneT, de Provincie Gelderland en een facilitair adviesbureau, waarbij aanbesteden als een rode draad door zijn loopbaan liep.
In 2020 maakte hij de overstap naar BevolkingsonderzoekNederland. Wat hem over de streep trok, was niet alleen het maatschappelijke belang van de organisatie, maar ook iets unieks aan de vacature: er was nog helemaal geen inkoopafdeling. "Dat ik met een schone lei mocht beginnen, vond ik het allerleukste. Processen, systemen, positionering; er was ontzettend veel te ontwikkelen en op te bouwen."
Bevolkingsonderzoek Nederland voert de landelijke bevolkingsonderzoeken naar borst-, darm- en baarmoederhalskanker uit. Toen Franken begon, werkten vijf regionale organisaties samen via een shared servicecenter. Inkooptrajecten werden per opdracht uitbesteed aan externe projectleiders en projectinkopers. Dat betekende telkens andere mensen, steeds opnieuw beginnen en vooral: geen opgebouwde inkoopkennis binnen de eigenorganisatie.
Franken werd aangetrokken om daar verandering in te brengen en een eigen, permanente inkoopafdeling op te bouwen.
Hij startte met twee collega's die samen kennis hadden van twee van de drie bevolkingsonderzoeken. De expertise rondom het bevolkingsonderzoek naar borstkanker ontbrak nog. Daarvoor ging hij gericht op zoek naar de juiste aanvulling. Toen het team compleet was, dook hij de organisatie in om te begrijpen hoe de processen verliepen en waar de grootste uitdagingen lagen.
"We hebben eigenlijk twee soorten organisaties. Bij het bevolkingsonderzoek naar borstkanker doen we de uitvoering zelf: eigen bussen, eigen mensen en eigen materiaal. Bij darm- en baarmoederhalskanker voeren wij vooral regie. De volledige uitvoering ligt daar bij externe leveranciers die samen één keten vormen."
Die twee organisatiemodellen vragen om een verschillendeinkoopbenadering. De uitdaging werd nog groter toen de vijf regionale organisaties fuseerden tot één landelijke organisatie. "Op maandag waren we rechtmatig. Op dinsdag waren we op heel veel dossiers onrechtmatig."
Door de fusie werden contractwaarden namelijk bij elkaar opgeteld, waardoor Europese drempelwaarden ineens werden overschreden. Tegelijkertijd bestonden veel contracten vijf keer naast elkaar: voor de arbodienst, mobiele telefonie en kantoorartikelen.
"Er zat natuurlijk een enorme drive om teharmoniseren. Maar met welke snelheid en met welke argumenten ga je dat in bewegingbrengen? We hebben alles in kaart gebracht, een inkoopkalender opgesteld en eerst de grootste dossiers aangepakt. Daarbij bewegen we mee in het ritme van de organisatie, want continuïteit en kwaliteit van het bevolkingsonderzoek staan altijd voorop."
Vier jaar later bevindt de organisatie zich in de afrondende fase van de harmonisatie. De grote medische aanbestedingen zijn afgerond. Watresteert zijn de kleinere categorieën, zoals mobiele telefonie, netwerkomgevingen en kantoorartikelen.
Parallel aan de harmonisatie speelde nog een minstens zo belangrijke uitdaging: hoe positioneer je een inkoopfunctie binnen een organisatie die daar nog nauwelijks ervaring mee heeft? In de beginfase werd het inkoopteam vooral gezien als de afdeling die controleerde wat er niet goed ging.
"Je bent een soort politieagent die controleert oponrechtmatigheid. We zaten heel erg op die traditionele benadering: financiële cijfers erbij pakken en vertellen hoe het moet."
Hoewel die aanpak in eerste instantie resultaat opleverde, merkte Franken dat er ook een grens aan zat. Managers gingen inkoop vooral zien als een rem op het proces, in plaats van als een partner. Daarom besloot hij de benadering volledig om te draaien. Niet langer vertrekken vanuit wat fout gaat, maar vanuit wat beter kan. Concreet betekende dat onder meer dat de onrechtmatigheidsrapportage veranderde in een rechtmatigheidsrapportage. Ook verschoof de focus van gesprekken met contracteigenaren: niet langer het proces stond centraal, maar de inhoud.
"We voerden ineens veel betere gesprekken. Over waar een manager naartoe wil, wat hij weet van zijn leveranciers en hoe wij daar als inkoop aan kunnen bijdragen."
Volgens Franken ontstaat een volwassen positie niet door een plek aan tafel op te eisen. "Als je in een volwassen rol wilt zitten, laat je zien welke meerwaarde je toevoegt. Vanuit die meerwaarde ontstaat vanzelf het besef dat je erbij moet zijn."
Die aanpak heeft zijn vruchten afgeworpen. "Het is inmiddels bijna vanzelfsprekend dat we bij vraagstukken worden betrokken. Het is niet meer de vraag óf we betrokken worden, maar wanneer."
Binnen Bevolkingsonderzoek Nederland houdt de rol van inkoop niet op zodra een contract is ondertekend. Via contractmanagement blijft het team actief betrokken bij de uitvoering. "Bij veel organisaties gaat een contract na ondertekening terug naar de business. Dat is juist wat wij willen voorkomen."
Franken wil een inkooporganisatie die de markt blijft volgen, risico's signaleert en de business voortdurend adviseert over ontwikkelingen binnen én buiten het contract. Dat vraagt om contractmanagers die de organisatie door en door kennen. "In mijn beleving moet een centrale inkoopafdeling heel goed weten wat er speelt bij de afdelingen die zij ondersteunt."
Zijn team doet dat door periodiek met managers in gesprek te gaan, actief verbeteradviezen te geven en de leveranciers te managen als eenketen. Hierdoor kan de business zich volledig richten op haar kerntaak. Juist bij het darm- en baarmoederhalskankeronderzoek is die rol essentieel. Vrijwel de volledige uitvoering ligt daar bij externe partijen. "Eenzelfafnameset moet samen met een folder van het RIVM in een envelop. Die wordt via PostNL verzonden, komt vervolgens bij een laboratorium terecht en daarna wordt de uitslag verwerkt in ons systeem. Dat zijn allemaal leveranciers; zelf doen wij daar vrijwel niets in. Juist daarom is het managen van die keten zo belangrijk."
Doordat de uitvoering grotendeels buiten de organisatie plaatsvindt, verschuift ook de rol van inkoop. Niet het uitvoeren staat centraal, maar het regisseren van de keten, het verbinden van leveranciers en het continu verbeteren van de samenwerking. Volgens Franken ligt daarin de echte toegevoegde waarde van modern inkoop- en contractmanagement.
Op zoek naar ervaren inkopers die verandering brengen
Nu de harmonisatie grotendeels is afgerond, verschuift de aandacht naar de volgende fase: de verdere ontwikkeling van de organisatie én van de inkoopfunctie. "We zijn heel goed geworden in het opschrijven van detail- en laagniveau-eisen. Waar we naartoe willen, is meer functioneel en toekomstgericht inkopen. Welke ruimte geven we leveranciers om te innoveren? En wat willen we dat zij over vijf jaar voor ons kunnen betekenen?"
Die ontwikkeling vraagt ook om een nieuw type professional. "Ik zoek bijvoorbeeld een inkoper met affiniteit metIT. Iemand die echt samen met de IT-manager het proces induikt om te begrijpen hoe het slimmer en beter georganiseerd kan worden. Eigenlijk zoeken we een inkoper die zich net zo gemakkelijk beweegt als adviseur, procesverbeteraar enveranderaar."
Om die ontwikkeling mogelijk te maken, investeert Frankennadrukkelijk in de groei van zijn team. Jaarlijks stelt hij samen met iedere collega een ontwikkelplan op aan de hand van TMA-assessments, talenten en persoonlijke ambities. Daarnaast wordt gewerkt met 360-gradenfeedback. "We vragen elkaar letterlijk: heb je dit gedrag bij mij gezien? Zie je mij adviseren? Zie je mij innoveren? Dat vraagt kwetsbaarheid, maar zorgt er juist voor dat je met elkaar het echte gesprek voert over samenwerking en ontwikkeling."
Herken jij je in de visie van Koen Franken en zijn team en wil je bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de inkoopfunctie binnen een maatschappelijk relevante organisatie? Bevolkingsonderzoek Nederland is momenteel op zoek naar een ervaren inkoopadviseur met ervaring in Europees aanbesteden én een inkoopadviseur met affiniteit voor IT. Beide vacatures vind je op Inkoop.Pub.
Geïnteresseerd in werken bij Bevolkingsonderzoek Nederland?
Neem contact op met Marc Brugman, HIPselect .
Mail: brugman@hipselect.nl
Voor overige vragen kun je contact opnemen met Koen Franken.
Mail: koen.franken@bevolkingsonderzoeknederland.nl
Vul hier je gegevens in en ontvang de download in je mail
Nancy heeft gewerkt als journalist en redacteur voor InkopersCafé en AanbestedingsCafé. Ze interviewde experts en vakgenoten en ontdekte hoe waardevol die gesprekken zijn voor het vak. Later startte ze haar eigen bedrijf ContentKunstenaar, maar de publieke inkoop bleef trekken. Met Inkooppub wil ze de verdieping en de verhalen weer een plek geven, en het vak sterker en inspirerender maken.
Franken is manager Inkoop & Contractmanagement en werkte eerder bij TenneT, de Provincie Gelderland en een facilitair adviesbureau, waarbij aanbesteden als een rode draad door zijn loopbaan liep.
In 2020 maakte hij de overstap naar BevolkingsonderzoekNederland. Wat hem over de streep trok, was niet alleen het maatschappelijke belang van de organisatie, maar ook iets unieks aan de vacature: er was nog helemaal geen inkoopafdeling.
