Nevi vernieuwt gedragscode voor inkoop

De maatschappelijke en economische werkelijkheid verandert voortdurend en stelt nieuwe eisen aan ethisch en verantwoord zakendoen. Nevi heeft daarom de gedragscode aangepast, relevant voor iedereen die bij de inkoopfunctie van een organisatie betrokken is.

Verstoringen van ketens, geopolitieke spanningen, technologische doorbraken, razendsnelle digitalisering, duurzaamheid en veranderende wet- en regelgeving maken het speelveld voor inkopers steeds complexer. Het is een uitdaging om hierin steeds de juiste keuzes te maken. Neem een thema als duurzaam inkopen: veel bedrijven zeggen dit belangrijk te vinden, totdat duurzaamheid leidt tot een hogere prijs. Of denk aan het gebruik van AI: organisaties willen snel stappen zetten om de boot niet te missen, maar ethisch gebruik ervan betekent dat je zeer zorgvuldig moet omgaan met data en algoritmen.

Afweging

Zorgvuldigheid vraagt soms iets meer tijd. En dan hebben we het nog niet eens gehad over een cruciaal thema als beschikbaarheid. Soms moet je als inkoper de afweging maken tussen leveren met een bepaald risico of helemaal niet leveren. Met andere woorden: vaak brengt ethisch handelen een afweging met zich mee tussen maatschappelijke belangen en de belangen van een organisatie.

Markt verandert snel

De oude Nevi-gedragscode uit 2012 hield onvoldoende rekening met deze complexiteit. Niet gek, want de ontwikkelingen gaan supersnel. Veertien jaar geleden draaide ethisch zakendoen nog hoofdzakelijk om fatsoen, het uitsluiten van dwangarbeid in de keten en het bieden van gelijke kansen aan alle potentiële leveranciers. De vraagstukken waar inkoopprofessionals vandaag de dag mee worden geconfronteerd, kwamen toen veel minder voor. Denk aan samenwerken met leveranciers onder internationale sancties, embargo’s of beperkingen: tegenwoordig geldt dit voor veel meer landen dan acht jaar geleden het geval was.

Code of conduct

Manager Maatschappelijke Programma’s Marlijn Caspers begeleidde vanuit Nevi de totstandkoming van de nieuwe code. Zij zegt: “Inkoop is een bruggenbouwer en moet in die rol soms pragmatisch manoeuvreren. Zeker in culturen waar andere omgangsvormen zijn of waar geopolitieke issues spelen. Hoe doe je dat zonder je eigen integriteit te verliezen? Ons doel was een gedragscode te schrijven die dan houvast biedt.” De vernieuwde Nevi-gedragscode (code of conduct) komt beschikbaar in het Nederlands en Engels voor alle betrokkenen bij het inkoopproces. De code gaat niet alleen in op ethische thema’s, maar bevat nu ook voorbeeldbepalingen die je in je eigen gedragscode kunt opnemen. Ook benadrukt hij het belang van transparante communicatie over de gedragsregels.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Caspers: “Een gedragscode moet geen document zijn dat je erbij pakt op het moment dat je twijfelt, maar iets dat je van tevoren al proactief deelt met alle stakeholders in het inkoopproces, van leveranciers tot interne opdrachtgevers. De gedragscode moet de leidraad zijn voor de invulling van de relatie en daar transparant over kunnen zijn. Ethisch en professioneel handelen is immers een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de inkopende en de verkopende partij.”

Praktisch toepasbaar

Om te zorgen dat de Nevi-gedragscode een praktisch toepasbaar document wordt, heeft een commissie (zie hieronder meer over deze commissie) samengewerkt aan het schrijven ervan. Als input gebruikte zij een benchmarkonderzoek dat is uitgevoerd door twee studenten, begeleid door hoogleraar Finn Wynstra. In dat onderzoek zijn in totaal 25 gedragscodes van internationale bedrijven, brancheorgansaties en regelgevende organisaties naast elkaar gelegd. Een gap-analyse met de oude Nevi-gedragscode gaf aan dat er veel ruimte was om beter aan te sluiten bij de huidige tijd. Het onderzoek gaf de commissie dan ook veel input bij het schrijven van de nieuwe code.

“De code laat duidelijk zien dat er naast de financiën nog zo veel andere afwegingen zijn”

NEVI-gedragscode in het kort

De nieuwe Nevi-gedragscode is voor iedereen die bij de inkoopfunctie van een organisatie betrokken is en gaat uit van drie richtinggevende principes:

1. Maatschappelijke waarde: ethisch verantwoord inkopen betekent goed omgaan met belastinggeld(publiek) en meerwaarde creëren voor het bedrijf(privaat);
2. Integriteit en objectiviteit: betrokkenen bij het inkoopproces laten zich niet beïnvloeden door andere belangen dan het creëren van maatschappelijke meerwaarde;
3. Deskundigheid en verantwoording: inkopers zijn open over keuzes, processen en resultaten. Speciale aandacht is er voor de inzet van AI, waarbij een deskundige reflectie essentieel is.

Elk principe geeft aan wat de verantwoordelijkheid van een organisatie is. Daarnaast bevat de code voorbeeldbepalingen die organisaties in hun eigen gedragscode kunnen opnemen en een stappenplan voor het omgaan met ethische dilemma’s.

Cocreatie

Caspers benadrukt het belang van cocreatie.“Wij wilden als Nevi niet in een ivoren toren gaan zitten en zelf een nieuwe gedragscode opstellen. We wilden ook niet eenzijdig de wetenschap betrekken. Natuurlijk is de inbreng vanuit de wetenschap belangrijk, maar uiteindelijk gaat het erom dat we een gedragscode ontwikkelen die toepasbaar is in de praktijk; die aansluit op vraagstukken waar iedereen die bij inkoop betrokken is daadwerkelijk mee te maken kan krijgen.” Naast twee hoogleraren hebben zes leden uit diverse communities en het Team van Deskundigen meegewerkt, van wie drie vanuit publiek en drie vanuit privaat perspectief.

Wie schreven er mee?

De projectgroep die de nieuwe Nevi-gedragscode heeft opgesteld, bestaat uit:

• Finn Wynstra, hoogleraar Inkoop en Leveranciersmanagement, Rotterdam School of Management, Erasmus University
• Wendy van der Valk, bijzonder hoogleraar Inkoop & Leveranciersmanagement aan de Tilburg University
• Hub Keulen, freelancetrainer en adviseur op het gebied van publieke inkoop
• Arlette Rugebregt, zelfstandig inkoopadviseur met een focus op duurzaam en sociaal aanbesteden
• André Lurvink, inkoopcoördinator bij de gemeente Oost Gelre
• Jeroen Hulsman, directeur productontwikkeling en innovatie bij Nevi
• George Wels, relatiemanager internationale en private inkoop bij Nevi
• Marlijn Caspers, manager Maatschappelijke Programma’s bij Nevi

Tot slot heeft een aantal mensen actief tegengelezen.

Integriteitsprincipes

Een van de leden uit publieke inkoop is André Lurvink, inkoopcoördinator bij de gemeente Oost Gelre. Hij zegt: “Iedere vier jaar zijn er verkiezingen en komt er weer een nieuw college dat andere prioriteiten stelt. Op die prioriteiten heb je als inkoop geen invloed. Maar je hebt wel invloed op het gedrag van iedereen die samenwerkt met externe partijen.” Want de code richt zich op iedereen die betrokken is bij het inkoopproces. “Inkoop is immers een stuk bedrijfsvoering dat je buiten je organisatie hebt gelegd. Een wethouder die afspraken maakt met bedrijven in de gemeente moet zich ook aan de Nevi-gedragscode houden. De code is een vertaling van de integriteitsprincipes die we als gemeente onderschrijven.”

Betere wereld

Lurvink is dan ook van plan de gedragscode te laten ondertekenen door zowel het College van B&W als door de top van de ambtelijke organisatie. Daarnaast gaat hij er aandacht voor vragen via intranet en via sessies waar inkoop bij aanwezig is. “Ook binnen het CPD-netwerk van Nevi staat het thema integriteit in 2026 centraal en bespreken we eigen casuïstiek in de context van de gedragscode”, zegt Lurvink. Hij vindt het mooi dat in de nieuwe code het geloof in een betere wereld verweven zit. “De gedragscode benadrukt het belang van de lange boven de korte termijn, en is meer gericht op welzijn dan op welvaart. Hij laat duidelijk zien dat er naast financiën nog zo veel andere afwegingen zijn.”

Volgens de geest handelen

De code schrijft niet expliciet voor hoe je in welke situatie zou moeten handelen, maar geeft op een iets hoger abstractieniveau de richting aan. Belangrijk, zegt Lurvink, want integer handelen gaat niet om het toepassen van regeltjes. Je kunt namelijk prima de regels volgen, maar toch niet integer zijn. Daarom legt de nieuwe gedragscode de nadruk op het feit dat het belangrijker is om volgens de geest van de code te handelen dan volgens de letter ervan. Lurvink geeft een voorbeeld: “Wij wilden als gemeente net een energie-aanbesteding in de markt zetten, toen Rusland Oekraïne binnenviel. Er waren nog geen sancties tegen Rusland en oorlog is geen uitsluitingsgrond. Maar toch wilden wij als inkoop Gazprom uitsluiten. We hebben onze afwegingen inzichtelijk gemaakt en voorgelegd aan het college, dat gelukkig meeging in onze redenering.”

Pas toe of leg uit

Hij is dan ook blij met de toevoeging van het stappenplan en de ‘Pas toe of leg uit’-alinea aan de Nevi-gedragscode. “Integer handelen gaat erom dat je nadenkt over de bredere implicaties van jouw handelen; over de gevolgen voor de lange termijn en voor anderen in de keten. Vergeleken met de vorige gedragscode ligt de nadruk nu meer op nadenken en uitleggen waarom je welke keuze maakt.

Waar te vinden?

De nieuwe Nevi-gedragscode maakt deel uit van het toekomstbestendige beroepsbeeld van Nevi, de e-learning Due Diligence voor Inkoop en de vernieuwde ESG-boom voor inkoop. Je kunt de gedragscode ook downloaden op nevi.nl of via de knop hieronder.