Afwijken van de aanbestedingsdocumenten is een dure/zure hobby

Binnen de grenzen van het Aanbestedingsrecht is er veel mogelijk, zolang je maar doet wat je zegt dat je gaat doen. Dat ondervond ook het GVB, dat zich niet volledig aan het beoordelingsproces had gehouden, zoals ze had gecommuniceerd in de aanbesteding. De Amsterdamse rechter oordeelde dat er sprake was van schending van het transparantiebeginsel en gebood het GVB over te gaan tot heraanbesteding.

Zieke beoordelaar

Het GVB deed een Europese openbare aanbesteding voor de schoonmaak van veren over het IJ. Tijdens de Nota van Inlichtingen werd er een vraag gesteld over hoe het beoordelingsteam eruit zag. Daarop had het GVB aangegeven dat er 4 personen zouden beoordelen met hun functienamen. Eén van de leveranciers die als hoogste was geëindigd en uiteindelijk de loting verloor, was erachter gekomen dat de coördinator beheer en onderhoud ziek was geweest. Deze leverancier had namelijk contact opgenomen met deze coördinator. De coördinator had daardoor niet beoordeeld, terwijl het GVB dit wel had toegezegd in de NvI.

Strijd met transparantiebeginsel

De voorzieningenrechter constateerde dat het GVB was afgeweken van de voorgeschreven beoordelingsprocedure. Daarbij maakte het voor de rechter niet uit dat de rol van de coördinator beheer en onderhoud bij de voorbereiding van de aanbesteding slechts beperkt was, zoals het GVB stelde. In de beoordelingsprocedure had deze 4e beoordelaar immers een gelijke rol als de overige 3 beoordelaars. Doordat het GVB ook de inschrijvers vooraf niet had geïnformeerd over het afwijken van de beschreven beoordelingsprocedure, was er volgens de rechter sprake van schending van het transparantiebeginsel.

Herbeoordeling of heraanbesteding?

Vervolgens ging de rechter in op het gevolg dat aan bovengenoemde conclusie moest worden gegeven. Zou een nieuwe (her)beoordeling kunnen volstaan? De rechter wees de optie van een herbeoordeling af, aangezien er sprake was van een te wezenlijk gebrek in de procedure. Daarnaast was er, nadat de inhoudelijke beoordeling had plaatsgevonden, contact geweest tussen de leverancier en de coördinator beheer en onderhoud, waardoor volgens de rechter ‘een onpartijdige en onafhankelijke beoordeling door de oorspronkelijke beoordelingscommissie niet kan worden gegarandeerd’. Tevens achtte de rechter het van belang dat bij de beoordelingsteam bestond uit functionarissen die bij de dienstverlening betrokken waren. Vervanging van teamleden door functionarissen uit hele andere takken van de GVB (niet de dienst Veren) zou alsnog betekenen dat beoordeling niet conform de aanbestedingsstukken zou zijn.

Eenvoudig te voorkomen

Uiteindelijk had de beslissing van het GVB, om de beoordeling uit te voeren zonder de coördinator, verstrekkende gevolgen. Het laatste wat je als aanbesteder wil, na het volgen van een dergelijke procedure, is weer helemaal opnieuw beginnen. Had deze situatie voorkomen kunnen worden?

Volgens ons heeft het GVB er al goed aan gedaan om geen namen te noemen van de beoordelaars. Dat is vaak helemaal niet relevant, want het gaat erom of de specifieke beoordelaar kennis heeft van het vakgebied dat de opdracht betreft. Derhalve volstaat meestal een functienaam. Hoogstens had het GVB, indien mogelijk op organisatieniveau, het nog iets kunnen abstraheren tot ‘functionaris beheer en onderhoud’ in plaats van coördinator.

De belangrijkste oplossing ligt in het anticiperen op de situatie dat één van de aanvankelijk betrokken beoordelaars niet meer kan beoordelen, aangezien dat in de praktijk een reële mogelijkheid blijkt te zijn. Het GVB verwees er in deze zaak al naar met ‘het voorbehoud’ dat ze vergeten was te maken in de beantwoording van de NvI-vraag. Wij adviseren dan ook om altijd in de aanbestedingsdocumenten het voorbehoud op te nemen dat, ingeval voornoemde omstandigheden zich voordoen, de opdrachtgever gerechtigd is de beoordeling uit te voeren zonder de afwezige persoon. Eventueel kan daarbij nog vermeld worden dat in die gevallen er altijd naar gestreefd wordt om een geschikte vervanger te vinden in functie. Dan kan een dergelijk voorbehoud ook niet vergeten worden bij de NvI.