Het is druk in Tenderland. De aanbestedingen vliegen ondernemend Nederland om de oren en EMVI- schrijvers zijn niet aan te slepen. Deadlines staan strak en indieningsvoorwaarden vragen om uiterst creatief werken. Steeds vaker zijn we vierkante millimeters tekstruimte aan het sprokkelen en eindeloos aan het zoeken naar wat nu écht ‘onderscheidend’ is. Kortom, flink door buffelen is aan de orde van de dag. Van een EMVI-schrijver werd altijd al behoorlijk wat kennis, kunde en een flinke portie doorzettingsvermogen verwacht. Maar, als EMVI-schrijver heb ik sinds dit jaar nog een extra vaardigheid nodig: algebra. In dit blog lees je tot welke totale hersenspagaat dit met regelmaat leidt.
Blog | Mirjam van Gelderen (Tendersucces)
Een essentiële vaardigheid
Algebra: best lastig wel. Mijn schrijversbrein is namelijk vooral ingericht op creatief denken. Daar is niks mathematisch aan. Een hopeloos achterhaalde visie op hersenstructuren blijkbaar. Tegenwoordig heb je als EMVI-schrijver veel meer nodig dan alleen maar helder, overzichtelijk en SMART op papier krijgen, wat je als inschrijver aan de aanbestedende dienst te bieden hebt.
Wikipedia omschrijft mijn nieuwe essentiële vaardigheid als volgt: ‘In de algebra worden getallen voorgesteld door letters en bestaan er allerlei regels die zeggen hoe je met die letters moet rekenen’. Appeltje, eitje toch? Niet? Nóg maar een keer lezen dan. En dan zoals een goed EMVI-schrijver dat doet: even lekker de tekst ‘helemaal uitrafelen’, zodat je ontdekt wat ze nu eigenlijk precies bedoelen. Deze ‘ontrafeling’ ziet er dan als volgt uit:
1. Getallen worden voorgesteld door letters.
Dat klopt! Want ik heb voor het uitwerken van de meest recente aanbesteding 2 A4-pagina’s (getal) - met normale marges van 2,5cm aan alle zijden - ter beschikking, voor het uitwerken van een plan van aanpak (letters). Puntgrootte 10, groot lettertype. Dat betekent, exclusief toelichtend plaatje, zo’n 600 woorden per pagina. Dus in totaal 1200 woorden.
2. Er is een onlosmakelijk verband tussen getallen en letters.
Ja hoor, klopt ook! Maximaal 600 woorden (getal) per pagina inclusief voldoende witregels, maakt dat de tekst (letters) lekker leesbaar blijft voor de beoordelaars. Jammer dat het verhelderende plaatje dan niet meer past. Maar ja, op die manier kan ik wel 7 tot 8 alinea’s per pagina kwijt. Als ik me houd aan de schrijfregels voor ‘vlot leesbare pagina-indelingen’ dan. Dat is dan 80 tot 100 woorden per alinea.
3. Er bestaan regels die zeggen hoe ik met die letters moet rekenen.
Regels? O ja... Die uit de indieningsvoorwaarden. Ook helder! Ik moet binnen die 1200 woorden rekening houden met de 10 uitgevraagde subcriteria. Onder te verdelen in 3 verschillende onderwerpen per criterium. En dat dan SMART en project gerelateerd uitgewerkt. Simpel! Dat komt dan neer op 1200 gedeeld door 10 = 120 woorden per subcriterium met 3 verschillende onderwerpen. Ik heb dus 2 keer 8 alinea’s voor de uitwerking ter beschikking. Dat is 16 alinea’s totaal! Uitgaande van de schrijfstandaard van 100 woorden per alinea komt dat neer op 1600 woorden in totaal. Ik krijg 1600 woorden ruimte. En ik heb er maar 10x100=1000 nodig. Past meer dan makkelijk dus!
Mits… het mij lukt om een technisch verhaal volledig SMART (5 onderdelen per alinea) in 100 woorden uit te werken. Per onderwerp én project gericht natuurlijk, anders levert het geen punten op. Even verder rekenen dus nog: 10 criteria x 3 onderwerpen. Dat is dan 30 onderwerpen op 2 pagina’s. Dat maakt 1200 delen door 30. Is…40 woorden per onderwerp? Dit komt neer op 200 tekens per onderwerp, wat dan weer neerkomt op ... 2 héle tekstregels per onderwerp. Waar ik pas punten voor scoor als het SMART én project specifiek is? Ehhh…help?
Tijd voor een cursus?
Mijn talige schrijversbrein vindt dat het misschien tijd is voor een cursus. En dan niet per se een cursus algebra. Ik denk meer aan iets communicatiefs. Iets in de trant van: hoe leggen we zo snel mogelijk aan de aanbestedende diensten uit, dat dergelijke indieningsvoorwaarden de kwaliteit van de ingediende stukken niet altijd ten goede komt? Zonde van het originele idee achter een plan van aanpak. Namelijk: helder, overzichtelijk en SMART op papier krijgen wat een inschrijver aan de aanbestedende dienst te bieden heeft. Of ben ik nu echt héél erg ouderwets?
