De 5 ergste jeukwoorden in aanbestedingsland van 2024

In de eindejaarlijstjes mogen de jeukwoorden in aanbestedingsland niet ontbreken. De top 5 van 2024 is wat mij betreft:

1) De Co2 prestatieladder

Eerder schreef ik een stukje over deze ladder met als kern dat het onwenselijk is om in aanbestedingen de leveranciers op deze ladder te beoordelen omdat het NIETS zegt over hoe duurzaam die leverancier is (en dus eigenlijk gewoon fout is om deze te gebruiken). Helaas heeft nog niet iedereen dat gelezen want sinds dat moment (circa een halfjaar geleden) komt deze term nog honderden keren voor in aanbestedingen op TenderNed. Een overtuigende nummer 1 van dit lijstje.

2) Partner

Ook schreef ik eerder dat overheidsorganisaties in aanbestedingen vaak melden dat men op zoek is naar een ‘partner’ maar dat overheidsorganisaties helemaal nooit een partner van een leverancier zijn maar gewoon een klant. Er is namelijk vrijwel nooit een echt gezamenlijk belang zoals bijvoorbeeld bij productiebedrijven en hun toeleveranciers (zoals een autofabrikant en de versnellingsbakleverancier). Bij de overheid gaat het gewoon om een 'klant - leverancier relatie' en dus niet om een partner of partnership.

3) Alle teksten die overduidelijk niet zelf zijn bedacht maar ondoordacht zijn geknipt en geplakt.

Aanbestedingsdocumenten staan vol met geknipte en geplakte documenten en dat is maar goed ook. Zo hoeft niet steeds het wiel opnieuw te worden uitgevonden. Maar als inkoper moet je wel achter alle teksten staan in het aanbestedingsdocument en dus alles kunnen uitleggen of toelichten. En dat geldt met name voor de teksten rondom de beoordelingscriteria, zo ongeveer 'het kernspecialisme' van de inkoper bij aanbestedingen. Teksten zoals in het volgende voorbeeld zijn niet uitlegbaar en passen daarmee zeker in deze top 5:

'De beoordeling vindt plaats op basis van een integrale afweging van de kwalitatieve meerwaarde van de ingediende plannen, waarbij rekening wordt gehouden met de mate waarin de inschrijving bijdraagt aan de beoogde synergie en innovatie zoals bedoeld in de doelstellingen van de aanbestedende dienst. De toegevoegde waarde wordt beoordeeld op basis van een holistische benadering van de beschreven KPI's.'

4) Het relatief beoordelen van de prijs

TenderNed staat vol met prijsformules in de trant van 'twee keer zo duur, 1/2 van de punten'. Of 'drie keer zo duur, 1/3 van de punten', etc. Deze methode wordt vaak gebruikt maar maakt een beoordeling een tombola; er is onduidelijk op voorhand te bepalen welke aanbieding het beste zal scoren en afwachten 'welke aan het eind van de beoordeling uit de hoge hoed komt'. Veel beter is om gebruik te maken van 'Gunnen op waarde' en niet van de 'gewogenfactor methode', dan is er geen relatieve beoordeling nodig en kun je veel beter de impact van weegfactoren met de projectgroep doorspreken.

5) Het niet gunnen op laagste prijs als dat wel zou kunnen

Regelmatig worden er 'vergezochte' kwaliteitscriteria gebruikt om een offerte te beoordelen. Zoals bijvoorbeeld vragen om een plan van aanpak terwijl zo'n een plan helemaal niet nodig is (er moeten gewoon 500 iPhones worden geleverd, graag over 2 maanden op een pallet bij de voordeur). Met als gevolg dat de kans groot is dat een aanbesteding toch weer een wedstrijdje tekstschrijven wordt (wie maakt het mooiste plan van aanpak). Als je moet 'zoeken' naar onderscheidende kwaliteitscriteria moet er gewoon op laagste prijs gegund worden. Ook makkelijker voor de leverancier en makkelijker bij de beoordeling.

Naast deze top 5 zijn er vast nog wel meer zaken in aanbestedingsland waar mensen jeuk van krijgen. Onnodig lange documenten, onnodig wollig taalgebruik, onnodige bijlages (de handleiding gebruik van TenderNed komt nog steeds voorbij), gedoe met Mercell, rechtszaken over futiliteiten, etc. Mis ik nog wat?