De wederzijdse waarde van de Nota van Inlichtingen

Het uitschrijven van een aanbesteding: ga er maar aan staan als kleine gemeente of als zelfstandige scholengemeenschap. Voor veel aanbestedende diensten is het een tijdrovende klus. Kloppen alle data en feiten? Zijn de voorgeschreven technieken wel realistisch? Wat is eigenlijk de definitie van marktconform? En hoe borg je die absolute beoordelingsobjectiviteit?

Dit zijn zomaar een páár vragen waar aanbestedende diensten over na moeten denken. Kortom, aanbesteden is een veelomvattend karwei. En fouten zijn daarbij niet gewenst. Want, daar gaan inschrijvers alleen maar moeilijke NvI-vragen over stellen. In dit blog lees je hoe die ‘nare’ NvI-vragen toch voor beide partijen van groot belang zijn.

Lekker knippen en plakken

Wat is de meest eenvoudige manier voor het voorkomen van die fouten en bijbehorende vragen? Knippen en plakken! Bij aanbestedingsdocumenten kun je immers prima wat teksten en ideeën ‘lenen’ bij de buren. Of, misschien nog wel beter: een deel van de teksten neem je over uit je eigen vorige aanbesteding. Toen was het resultaat goed, dus dat zal nu ook wel weer zo zijn. Uiteraard moet je als aanbestedende dienst nog wel even kritisch kijken naar de details. Even doorbuffelen en dan liggen er over een dikke maand perfect aansluitende plannen van aanpak in de kluis. Toch?

Controleer en vergelijk de meegestuurde documenten

Helaas. Aanbestedingstrajecten lijken voor inschrijvers met regelmaat op eindeloze wandelingen door dikke mist. Je weet waar het beginpunt is en waar je aan het eind ongeveer uit moet komen. Met nadruk op ongeveer, want je weet zelden zeker hoe de weg van begin tot eind er precies uitziet. Van de aanbestedende dienst krijg je daarvoor een veelvoud aan documenten voorgeschoteld. Die doen dienst als mistbakens voor ‘verdwaalde’ inschrijvers. Hartstikke goed!

Maar soms ontbreekt er per ongeluk toch ergens een lampje. Of twee. Of drie. Check daarom als aanbestedende dienst én als inschrijver alle documenten bij de aanbesteding grondig. En doe dit als aanbestedende dienst het liefst al ruim voor het opleveren van de stukken. En als inschrijver het liefst al ruim voor de sluitingsdatum van het stellen van NvI-vragen.

Stel alle vragen die je hebt

Ontbreken er documenten, zijn ze rommelig of onduidelijk? Stel er een vraag over! Juist daar zijn deze vragenrondes voor bedoeld. Zie het als een dialoog tussen een opdrachtgever en een mogelijke opdrachtnemer. Je hebt meestal maar één kans om met elkaar te ‘praten’. Pak die kans en ruim daarmee ook misinterpretaties grondig uit de weg. Oók als het om misinterpretaties bij de aanbestedende dienst gaat. Bewandel samen de weg naar het best mogelijke eindpunt. Ennuh…. Maak het elkaar onderweg liever niet al té moeilijk. Stel heldere vragen en geef ook heldere antwoorden. Want één ding is zeker: van omslachtige wandelingen door dikke mist, wordt niemand echt gelukkig.