Geen Inkoopmanagement zonder Contractmanagement

We kunnen net zo goed stoppen met inkopen op het moment dat contractmanagement niet goed is ingericht. Waarom koop je in als je hetgeen wat je hebt ingekocht niet goed managet?

Waarom inkoop zo afhankelijk is van contractmanagement?

Om als organisatie “in control” te komen of “in control” te zijn dien je te weten hoeveel facturen er worden gegenereerd, wat de bedragen daarvan zijn, bij welke leveranciers en wat het doel van de aanschaf is. Achter elke factuur schuilt namelijk een inkoopbehoefte. Wat mij opvalt in met name de publieke sector is dat bij nog steeds een hoop overheidsinstanties, of dat nou centrale overheid, decentrale overheid, agentschappen, zelfstandig bestuursorganen of semi overheden betreft, de focus vooral ligt op het goed inrichten van het inkoop- en aanbestedingsproces, maar dat er aan de achterkant niet is nagedacht over het goed inregelen van contract/-en leveranciersmanagement. Of te wel er is wel de intentie om een dienst, werk of levering in te kopen/ aan te besteden, maar er wordt niet nagedacht over wat het contract wat daaruit voortkomt voor impact op de organisatie zal hebben en dan met name het primaire proces.

De enige manier om als organisatie “in control” te komen is door een gedegen contractbeheer en contractmanagement op te zetten. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat je niet achter de feiten aan blijft hollen, maar dat je vooraan in het aanbestedingsproces de lead pakt richting je interne klant, leverancier en de business. Een bekende quote is: “Wanneer je je contracten niet goed laat managen, kun je net zo goed stoppen met inkopen”, en daar sluit ik mij volledig bij aan.

Focus moet liggen op de langere termijn, niet op de korte termijn

Wellicht dat ik een open deur intrap, maar wat mij opvalt binnen mijn kring van publieke opdrachtgevers, is dat er vaak blinde paniek heerst en men alleen maar bezig is met brandjes blussen. Ook dit heeft weer te maken met het feit dat afdelingen hun focus op de verkeerde dingen leggen en niet goed prioriteren. Regel je contractbeheer en contractmanagementsysteem goed in zodat je structuur en stabiliteit opbouwt en laat inkoop daarop goed aanhaken. Uiteraard is een stevig commitment vanaf boven daarin tevens een vereiste, zodat zij ook de belangrijkheid hiervan erkennen en herkennen. Dan kun je zomaar zien gebeuren dat de branden steeds minder worden en uiteindelijk geblust zullen zijn. Dit proces heeft tijd nodig, dus focus je vooral op de langere termijn en wat je er uiteindelijk mee gaat winnen. Trek je los van de korte termijnvisie, hoe moeilijk dat vaak ook is gezien de paniek en dagelijkse perikelen waar je als afdeling mee te maken hebt en weet dat de “het in control komen” zich rijkelijk terug zal betalen op de middellange en lange termijn.

Uiteindelijk hebben we het binnen de Publieke sector over belastinggeld en dat is geld van u en mij en daar moet op een verantwoorde en rechtmatige manier mee worden omgegaan. Uiteraard het doelmatige in het oog houdende. Het is dus gewoon onze morele taak om als overheidsorganisatie op orde te komen en zijn zodat we de verspillingen van belastinggeld tot een minimum kunnen beperken.