Meervoudig onderhands: geef overzicht de overhand!

In een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts was de commissie zo vrij om in te gaan op zowel de inhoudelijke kwestie die te maken had met het herstellen van gebreken als het mogen aanvullen van een reeds ingediende inschrijving. Daarnaast gaf de Commissie een handvat om gedurende meervoudig onderhandse procedures het overzicht te bewaren.

<Jurisprudentie door Tenderpeople.nl>

De inhoudelijke beoordeling

De aanbesteder schreef een meervoudig onderhandse aanbesteding uit voor het vinden van raamcontractanten die opleidingen konden verzorgen voor promovendi. Alle communicatie bij de aanbesteding zou per e-mail gebeuren. De offerte van één van de ondernemers werd terzijde gelegd, omdat deze geen rechtsgeldig ondertekende UEA en akkoordverklaringen op het Programma van Eisen, de conceptovereenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden bevatte. Deze zouden volgens de leverancier in een meegestuurd PDF-bestand zijn opgenomen. De aanbesteder kreeg dit bestand echter niet geopend en dus werd de offerte terzijde gelegd.

De Commissie is van mening dat het niet ging om gebreken waarvoor een herstelmogelijkheid geboden had moeten worden. Dat is op grond van jurisprudentie alleen het geval indien behoefte is aan een eenvoudige precisering of het herstellen van een kennelijke materiële fout. Als in dit geval een herstelmogelijkheid was geboden, zou het volgens de Commissie gaan om een geheel nieuwe inschrijving. Zodoende kwam de Commissie tot de conclusie dat deze offerte terecht terzijde is gelegd.

Het bijkomende advies

Op grond van artikel 2.108 AW 2012 mogen aanbesteders nog geen inschrijvingen bekijken voordat de inschrijftermijn is verstreken. Om die reden kan het verstandig zijn om ook meervoudig onderhandse procedures uit te schrijven via een aanbestedingsplatform. Daarnaast neemt de kans op technische problemen omtrent de aanbesteding af bij gebruikmaking van een platform, aldus de Commissie.

Bij deze keuze kunnen de volgende elementen een rol spelen:

• De kans op het over het hoofd zien van berichten wordt kleiner;
• Aanbesteden via een platform verkleint de kans dat berichten naar een verkeerde partij worden gestuurd;
• Mocht een bezwaarprocedure volgen, dan is het mogelijk eenvoudiger om bewijslast aan te dragen als bij de aanbesteding een platform is gebruikt.

Overigens merkt de Commissie terecht op dat het verstandig is voor aanbesteders om bij ‘e-mail aanbestedingen’ voldoende ruimte in te bouwen voor herstelmogelijkheden. Denk hierbij aan eenvoudige preciseringen en kennelijke materiële fouten.

Conclusie

Gesteld kan worden dat de aanbestedende dienst inderdaad een punt heeft. Het inrichten van een aanbesteding op een van de aanbestedingsplatformen kan bij meervoudig onderhandse procedures betekenen dat meer tijd gaat zitten in de voorbereiding. Daar staat tegenover dat bepaalde valkuilen worden vermeden, zoals e-mails die ‘in de lucht blijven hangen’ of ‘verkeerd ingestelde prioritering van de mailbox’. Dit voorkomt onnodige reparaties van inschrijvingen. Daarnaast komt overzicht de rechtmatigheid van aanbestedingen ten goede. Want ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen.