Samenwerking contractmanagement & inkoop

Contractmanagement kan ervoor zorgen dat het resultaat van een aanbesteding een succes wordt of een flop. Contractmanagement wordt vaak gezien als een ‘moetje’, omdat binnen organisaties nog niet bekend is hoe waardevol dit proces kan zijn voor de bedrijfsvoering. Een van deze waarde-aspecten kan gecreëerd worden als de inkoper en contractmanager (beter) gaan samenwerken...

Door Romee Meijdam

Met effectief contractmanagement wordt voorkomen dat de waarde van een contract weglekt. Bij contractmanagement zorgt de contractmanager dat de vastgelegde afspraken in een contract worden bewaakt en nageleefd. Het is belangrijk dat hierbij wordt gekeken naar zowel de prestaties van de leverancier als van de eigen organisatie. Als er klachten binnenkomen over de dienstverlening, is de neiging groot om als opdrachtgever naar de leverancier te wijzen. Maar het is ook belangrijk om te kijken naar de eigen organisatie; komen wij onze afspraken na? Op welke manier zorgt ons gedrag ervoor dat de dienstverlening van de leverancier minder is? Hoe kunnen we samen met de leverancier zorgen voor een optimale dienstverlening?Een goede contractmanager is zowel een interne als externe relatiemanager die met alle betrokkenen een band weet op te bouwen, effectieve communicatie mogelijk maakt en daarmee een basis legt tussen een succesvolle samenwerking tussen de gebruiker en de leverancier.

De verwevenheid tussen inkoop en contractmanagement

De relatie tussen contractmanagement en inkoop kan per organisatie verschillend zijn. De relatie wordt grotendeels bepaald door de mate waarin de inkoopafdeling bij een organisatie is geprofessionaliseerd. Een contract is een resultaat van een aanbesteding, vanaf dan is het de verantwoordelijkheid van de contractmanager om dit contract te monitoren. Het komt bij organisaties voor dat dit niet gebeurt, maar waarom stoppen we dan zoveel moeite in de aanbesteding? Op het moment dat het contract niet optimaal wordt gemanaged is er eigenlijk tijd en moeite verloren gegaan tijdens de aanbesteding. Een leverancier kan dan net zo goed worden gekozen op basis van willekeur. Dit kan ten nadelen zijn van de kwaliteit van de opvolgende aanbesteding, aangezien er dan geen lessons learned opgenomen kunnen worden. Dit moet anders kunnen.

Om contractmanagent uit te voeren is een draagvlak binnen de organisatie essentieel. Wanneer dit er niet (voldoende) is, zal het proces nooit volledig van de grond komen en wordt het door de werknemers niet gezien als een prioriteit. Het is belangrijk om awareness te creëren binnen de organisatie. Vaak vinden werknemers het begrip ‘contractmanagement’ wat vaag en kunnen zij zich geen voorstelling geven wat het inhoudt. Laat de inkopers van hun eiland afkomen en de samenwerking met de organisatie aangaan. Alleen op deze manier kunnen zij leren van hun klanten (de gebruikers), en leren de klanten de winst van de met bloed, zweet en tranen gebouwde aanbesteding te verzilveren.

Hoe de samenwerking zou moeten zijn

Bij veel organisaties wordt contractmanagement gezien als onderdeel van inkoop. Naar mijn mening is dit andersom; de inkoopafdeling is onderdeel van contractmanagement. De inkoper zorgt ervoor dat een aanbesteding goed verloopt, maar de inhoudelijke kennis over het contract ligt bij de contractmanager en de uiteindelijke gebruiker. Nadat het contract is opgesteld zal de contractmanager verantwoordelijk zijn voor het monitoren van de contractafspraken en voor de relatie met zowel de gebruiker als leverancier. Wanneer het contract afloopt, komt de contractmanager weer terug bij de inkoper om een nieuwe aanbesteding te starten.

Contractmanagement is mensenwerk, een contract ontstaat namelijk met verschillende belangen. Om een contract zo waardevol mogelijk te laten zijn is het belangrijk dat binnen een organisatie wordt samengewerkt; door de inkoper, de contractmanager, de gebruiker en de leverancier. Als van iedere betrokkene de wensen en eisen duidelijk zijn, kan het contract zo veel mogelijk waarde bieden binnen een organisatie. Om dit te realiseren is het van belang dat iedereen vanaf het begin van het proces betrokken is, zodat de inkoper opzoek kan gaan naar de beste leverancier, er vanuit de organisatie juiste input kan worden geleverd en de lessons learned van het vorige contract meegenomen kunnen worden.

Dus mocht je als inkoper binnenkort beginnen met een aanbestedingstraject; betrek de gebruiker en de contractmanager bij dit proces. Om uiteindelijk samen een zo waardevol mogelijk contract te kunnen sluiten.