Strenger dan wettelijk kader? Goed motiveren!

De Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE of de Commissie) heeft onlangs een advies uitgebracht over het al dan niet geoorloofd verzwaren van de eisen waar inschrijvers aan moeten voldoen. De aanbestedende dienst schreef een Europese openbare procedure uit voor de levering van verkeersborden, straatnaamborden en verwijzingsborden.

De hierbij gestelde eisen zijn zwaarder dan de geldende Europese en nationale NEN-normeringen. Volgens de aanbesteder was dit geen probleem omdat genoeg fabrikanten aan de gestelde eisen zouden kunnen voldoen. Bovendien ging de aanbesteder uit van het beginsel van contractsvrijheid. De verzwaarde eisen zijn overigens opgenomen bij de aanbesteding om de zichtbaarheid en duurzaamheid van de verkeersborden te vergroten. Ook is de aanbesteder van mening dat het niet aan de aanbestedende dienst is om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk marktpartijen aan de eisen voldoen. De klagende ondernemer was het echter niet eens met de gang van zaken. Er zouden maar twee fabrikanten aan de eisen kunnen voldoen en dus besloot deze partij de CvAE om een advies te vragen.

Advies van de Commissie

De CvAE stelt voorop dat de technische specificaties bij een aanbesteding in verhouding tot het voorwerp van opdracht en de waarde en doelstellingen van de opdracht moeten staan. De aanpak mag niet leiden tot ongerechtvaardigde belemmeringen in de openstelling van overheidsopdrachten, aldus de Commissie (artikel 2.75 lid 6 AW 2012). In het onderhavige geval was volgens de Commissie geen sprake van een noodzaak tot het stellen van zwaardere eisen dan de NEN-normeringen. Bovendien is deze verzwaring volgens de Commissie niet deugdelijk gemotiveerd en dus staan de eisen niet in verhouding tot de objectief kenbare doelstellingen van de opdracht. De zwaardere eisen hadden derhalve niet mogen worden gesteld, wegens belemmering van de openstelling van de overheidsopdracht.

Kan het ook anders?

Naar ons oordeel gaat de Commissie vrij gemakkelijk voorbij aan de motivering van de aanbesteder. Wij zijn ervan overtuigd dat inkopen altijd maatwerk zou moeten zijn en dat wanneer er goede redenen zijn om af te wijken van een landelijke of internationale norm, dat in beginsel zou moeten kunnen. De Commissie schenkt bovendien te weinig aandacht aan de noodzaak om maatwerk aan te bieden in een aanbestedingstraject, zeker wanneer een aanbestedende dienst ambities heeft op het gebied van innovaties of circulariteit. Immers geldt: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Juist daarom zou het goed mogelijk moeten zijn om afwijkende eisen te stellen.

Wat bovendien een gemiste kans is in het kader van adviezen van de Commissie, is dat zij in veel gevallen geen praktische handreikingen biedt voor hoe het wél zou moeten of kunnen. Als zij dat wel zou doen, zou daadwerkelijk iets worden toegevoegd aan de aanbestedingspraktijk. Het had de Commissie gesierd als zij ook in dit geval een concreet voorstel had gedaan over wanneer wel aan de motiveringsplicht zou zijn voldaan voor wat betreft het stellen van strenge(re) eisen.