Verleng alle termijnen in aanbestedingsprocedures ruimhartig!

Vrij abrupt komt Nederland tot stilstand door de aanvullende maatregelen die op 15 maart 2020 door het kabinet zijn genomen teneinde het coronavirus een halt toe te roepen. Deze maatregelen hebben ook direct effect op lopende aanbestedingen en noodzaken alle aanbestedende diensten en private aanbesteders om hier rekening mee te houden.

Door: Richard-Jan Roks - Kennedy Van der Laan

Om voor alle deelnemers aan aanbestedingen een gelijk speelveld te creëren kent het aanbestedingsrecht veel termijnen. Die termijnen hebben als belangrijkste doel om de inschrijvers voldoende tijd te geven om een serieuze en passende inschrijving in te kunnen dienen, zodat aanbesteders zoveel mogelijk bruikbare inschrijvingen krijgen. De termijnen in de Aanbestedingswet zijn minimumtermijnen en aanbesteders kunnen langere termijnen hanteren. Ook de rechtsbescherming bij aanbestedingen kent fatale (minimum)termijnen.

Tot 6 april 2020 zit de economie van Nederland redelijk op slot. In deze komende drie weken zullen er termijnen in lopende aanbestedingen gaan verstrijken. Dat kunnen verschillende termijnen zijn. Ik geef een paar willekeurige voorbeelden:

• Het aanmelden als gegadigde /verzoek tot deelname
• Het indienen van vragen voor de nota van inlichtingen
• Het indienen van de inschrijving
• Het verstrijken van de opschortende termijn c.q. standstill-termijn.

Termijnen en aanbesteden zijn als water en vuur. Uit de jurisprudentie volgt een heldere lijn: te laat is te laat en er is weinig ruimte voor herstel of de redelijkheid en billijkheid. Dat gegeven noodzaakt aanbesteders in Nederland tot een proactieve opstelling ten aanzien van het verstrijken van termijnen bij lopende aanbestedingen.

Zowel bij aanbesteders als bij inschrijvers is er volgens mij de komende weken behoefte aan een generieke verlenging van de termijnen in lopende aanbestedingen. Niemand heeft er belang bij of zou er belang bij mogen hebben als er door de huidige maatregelen tegen het coronavirus termijnen verstrijken of verlopen. Twee voorbeelden ter verduidelijking van de problematiek:

1. Op 25 maart 2020 moeten inschrijvers hun inschrijving indienen. Het kan heel goed zijn dat de ondernemingen die willen gaan inschrijven op dit moment geen capaciteit hebben om die inschrijving in te dienen. Noch de aanbesteder, noch de potentiele inschrijvers hebben er belang bij dat de aanbesteding hierdoor mislukt.
2. Op 25 maart 2020 verstrijkt in een aanbesteding de opschortende termijn c.q standstill termijn van artikel 2.127 Aanbestedingswet. Uiterlijk op die dag moet de “verliezende inschrijver” die het niet eens is met de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig hebben gemaakt, op straffe van verval van het recht om over de gunningsbeslissing te kunnen klagen. Onduidelijk is of het mogelijk is om een kort geding aanhangig te maken. De rechtbanken zijn inmiddels gesloten en of het lukt om een kort geding datum te krijgen valt nu niet met zekerheid te zeggen.

De beste remedie ter voorkoming van het verstrijken van termijnen in de komende tijd is een beproefd middel: termijnsverlenging. Natuurlijk kunnen de potentiele inschrijvers in voorbeeld 1 de aanbesteder gaan verzoeken om in die specifieke aanbesteding de inschrijftermijn te gaan verlengen. Dat geldt ook voor de termijn in voorbeeld 2. Dat veroorzaakt echter een stroom van verzoeken om uitstel van termijnen in de lopende aanbestedingen. Het geeft veel rompslomp en een onnodige administratieve belasting bij alle relevante partijen bij aanbestedingsprocedures. Het kan en moet simpeler.

Vandaar mijn oproep aan alle aanbestedende diensten, publiekrechtelijke instellingen alsmede private aanbesteders in Nederland. Kom direct in actie. U heeft in lopende aanbestedingen de termijnen bepaald en u kunt (lees: moet) gebruik maken van de mogelijkheid om de termijnen in uw aanbestedingsprocedures te verlengen. Doe dat en doe dat ruimhartig. Het is in het belang van de Nederlandse economie dat er na afloop van de maatregelen tegen het coronavirus aanbestedingsprocedures snel kunnen worden gecontinueerd en afgerond.

De maatregelen die het kabinet heeft afgekondigd gelden tenminste tot en met 6 april 2020. Dat is een termijn van drie weken. Ik geef Nederlandse aanbesteders in overweging om de termijnen in hun lopende aanbesteding met minimaal 4 weken te verlengen. Dat geeft iedereen na 6 april 2020 de tijd om de draad weer op te pakken, er van uitgaande dat de maatregelen niet worden verlengd.

Heeft u nog vragen, neem dan contact op met Richard-Jan Roks.