Voorspellingssoftware bij aanbestedingen? Handig, maar trek altijd je eigen plan!

Veel MKB-bedrijven zijn geabonneerd op attenderingsservices die aangeven wanneer een aanbesteding op de markt komt. Op deze manier zijn inschrijvers op de hoogte: ze kunnen vroegtijdig hun bidteam formeren en zichtbaar geraken bij de aanbestedende dienst. De vraag is, hoe betrouwbaar is deze voorspellingssoftware? Moet je hier als bedrijf blind op varen? Is een andere strategie mogelijk effectiever?

Het publiceren van aanbestedingen is mensenwerk. De publicatie van een aanbesteding is afhankelijk van een vijftal factoren:

• Een wezenlijke wijziging van de opdracht, bijvoorbeeld omdat er kostenoverschrijding plaatsvindt. Bij een wezenlijke wijziging moet een opdracht opnieuw worden aanbesteed;
• Er in het geval van een raamovereenkomst veelal wordt gewerkt met vaste contractjaren en optiejaren (2+1+1). Het is geen gegeven dat de optiejaren ook daadwerkelijk worden gebruikt door de inkopende organisatie. Deze keuze is van invloed op de publicatiedatum;
• In sommige gevallen wordt een bepaalde opdracht voor het eerst Europees aanbesteed. Dit betekent dat er niet op basis van historische gegevens (data) kan worden voorspeld wanneer de opdracht wordt aanbesteed. Diverse opdrachten worden voor het eerst aanbesteed omdat de drempel voor het Europees aanbesteden wordt overschreden;
• De publicaties van meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn niet te voorspellen middels voorspellingssoftware, aangezien er geen achterliggende databron voor is.
• Interne planningen van de aanbestedende dienst worden niet gehaald. De publicatiedatum wordt uitgesteld.

Interesseprofiel op TenderNed is gratis

Kortom, voorspellingssoftware kan inschrijvers helpen bij het in kaart brengen van een deel van de potentiële aanbestedingen. Het is echter zeker niet sluitend. Het instellen van een interesseprofiel op TenderNed helpt je met gratis attenderingen in jouw sector. Wanneer je een interesseprofiel aanmaakt, ontvang je notificaties wanneer er een aanbesteding is gepubliceerd die past bij jouw interesseprofiel. Let wel: CPV-codes gooien soms roet in het eten. Het zou niet de eerste keer zijn dat de verkeerde CPV-code wordt aangevinkt in TenderNed.

Persoonlijk contact met de aanbestedende dienst

Persoonlijk contact voorafgaand aan de publicatie met de inkopende organisatie is een belangrijke factor die veelal wordt vergeten. Dit komt mede door het reactief handelen op data van deze voorspellingssoftware. Onbekend maakt immers onbemind. Wat kun je doen, eventueel in combinatie met informatie uit voorspellingssoftware, om je te pre-positioneren voor belangrijke aanbestedingen:

1. maak een hitlist op basis van de informatie uit datasets van TenderNed (vrij toegankelijk) of via de data uit voorspellingssoftware.
2. leg contact met inkopende organisaties waar je graag wil binnen komen, voorafgaand aan publicatie aanbesteding.
3. plan kennismakingsgesprekken in met beslissers binnen de inkopende organisatie.
4. deel whitepapers met de inkopende organisatie over je dienstverlening.
5. controleer (indien aanwezig) het inkoopbeleid van de inkopende organisatie om erachter te komen hoe je mee kunt doen aan meervoudig onderhandse aanbestedingen.