TenderVisie: meer grip op aanbestedingen door een beter beeld van de leveranciersmarkt

Publieke inkoopadviseurs sturen dagelijks op procedure, rechtmatigheid, gunning en prijs-kwaliteit. Termijnen, formats en besluitvorming worden zorgvuldig bewaakt. Tegelijkertijd is het marktbeeld waarop al deze keuzes worden gebaseerd vaak beperkt. Veel organisaties kennen een aantal vaste leveranciers en beschikken over oude aanbestedingsdossiers, maar missen een actueel overzicht van de markt: wie is actief, hoe is er recent gegund en wat zijn gebruikelijke prijs-kwaliteitverhoudingen?

Om dit gat te dichten, worden marktconsultaties ingezet. Deze leveren waardevolle input op, maar kosten veel tijd, capaciteit en geld. Bovendien blijft het beeld vaak incompleet. In de praktijk leidt dit tot steeds meer marktconsultaties, meer onderhandse gunningen en vaker (vroegtijdig) ingetrokken procedures. Ondanks alle inspanningen blijft het gevoel bestaan dat niet het volledige plaatje zichtbaar is en dat vooraf niet goed duidelijk is waar men aan begint.

De markt is de inkoopadviseur een stap voor

Ondertussen beschikken leveranciers over steeds meer informatie en tooling. Bidteams volgen publicaties en gunningsbeslissingen, analyseren concurrenten en gebruiken software en AI om kansen en patronen te herkennen. Zij zien tientallen aanbestedingen per jaar binnen hetzelfde domein, terwijl de inkoopadviseur vooral zijn eigen dossiers ziet. Waar de publieke opdrachtgever het proces bewaakt, sturen leveranciers op data en strategie. Nog voordat een aanbesteding start, is de informatiepositie vaak al ongelijk.

Het gevolg is dat aanbestedingen onvoldoende aansluiten op de markt. Dat leidt tot minder inschrijvingen, beperkte marktwerking en een kleiner aanbod om uit te kiezen. Weinig concurrentie zorgt voor ongunstige prijs-kwaliteitverhoudingen en een zwakkere onderhandelingspositie. In sommige gevallen wordt een procedure stopgezet of pakt de gemaakte keuze achteraf slecht uit, met vertragingen, discussies en ontevreden contracteigenaren tot gevolg.

Succes begint vóór de inschrijving

Wie deze problemen wil voorkomen, moet eerder in het proces beginnen. Niet bij de inschrijvingen, maar bij de voorbereiding. Hoe beter die voorbereiding, hoe kleiner de risico’s later in de procedure. In essentie gaat het om het maken van een aanbesteding die interessant is om op in te schrijven. Denk aan het juiste moment van publiceren, het creëren van een gelijk speelveld, passende gunningscriteria en realistische termijnen. Uiteindelijk wil iedere opdrachtgever ‘client of choice’ zijn: een organisatie waarvoor leveranciers graag aan de slag gaan.

Voor een goed ingerichte aanbesteding die aansluit op de markt zijn twee zaken nodig: een goed beeld van de markt en een duidelijke tenderstrategie. Wie zijn de potentiële inschrijvers? Hoe vaak wordt er ingeschreven op vergelijkbare opdrachten? Tegen welke prijzen en met welke gunningscriteria wordt gegund? En welke procedure, looptijd en prijs-kwaliteitverhouding zijn realistisch?

Van marktconsultatie naar dataconsultatie

Veel organisaties proberen dit beeld te krijgen via marktconsultaties. Informatie inwinnen is belangrijk, maar de vraag is welke informatie nodig is. Wat uit een marktconsultatie wordt opgehaald, is waardevol, maar nooit volledig. Het hangt af van wie je spreekt, welke belangen spelen en hoeveel leveranciers bereid zijn prijs te geven.

Wie zijn aanbesteding wil voorbereiden op basis van feiten in plaats van aannames, moet kunnen toetsen wat leveranciers zeggen en zien hoe de markt daadwerkelijk reageert op vergelijkbare opdrachten. Daarom begint een goede voorbereiding met een dataconsultatie, vóórdat de tenderstrategie wordt bepaald en voordat de markt wordt benaderd via een marktconsultatie of uitnodiging tot inschrijven.

Een dataconsultatie is een voorbereidende analyse op basis van objectieve gegevens uit eerdere aanbestedingen. Het brengt in kaart wie inschrijven, hoeveel inschrijvers er zijn, tegen welke prijzen wordt gegund, welke gunningscriteria worden toegepast en wat de markt in vergelijkbare situaties heeft gedaan. In tegenstelling tot een marktconsultatie, die leunt op gesprekken, is een dataconsultatie volledig gebaseerd op historische data, marktgedrag en patronen binnen het relevante segment.

TenderVisie als basis voor strategie

TenderVisie is ontwikkeld om deze dataconsultatie praktisch toepasbaar te maken voor publieke inkoopadviseurs. Het uitgangspunt is dat een tenderstrategie wordt onderbouwd met feiten, niet met een onderbuikgevoel. De voorbereiding wordt daarmee statistisch én strategisch.

De basis onder TenderVisie is een database met bijna 150.000 aanbestedingen uit onder meer TenderNed, Mercell, Negometrix en CTM Solution. Deze data wordt vertaald naar heldere analyses: wie gunt aan wie, tegen welke prijs, met hoeveel inschrijvers en op basis van welke gunningscriteria. De inzichten worden gebundeld in een TenderVisie-rapport dat als fundament dient voor de eigen inkoopstrategie.

Met een TenderVisie-rapport krijgt de inkoopadviseur een beter beeld van de markt, minder risico in de procedure en meer grip op de aanbesteding. Het helpt om de interne organisatie inhoudelijk te adviseren en zorgt voor een betere aansluiting met de markt. Daarmee verandert ook de rol van de inkoopadviseur: van procesbewaker naar inhoudelijke sparringpartner met een scherp en onderbouwd marktbeeld.